職歴証明書とは何に使うもの？書類のもらい方や書き方は？依頼文も紹介

転職先に職歴証明書を提出するよう指示されたものの、「何に使うの？」「もらい方が分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。職歴証明書は、転職時や公務員試験後などに必要になる書類です。在職中も退職後も発行依頼ができ、必要項目の記載と会社から社印を押印してもらうことで正式な書類となります。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの太田さんのアドバイスを交えながら、「職歴証明書とは何か」「どうやってもらうのか」などをご紹介します。依頼文の書き方や提出に必要な項目なども解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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この記事にコメントしているアドバイザー

太田雅子

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目次

• 職歴証明書とは？何に使うもの？
• 在職中・退職後の職歴証明書のもらい方
• 自分で職歴証明書を作成する場合の書き方
• 職歴証明書がもらえないことはある？
• 職歴証明書の発行に関するよくある質問

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職歴証明書とは？何に使うもの？

職歴証明書とは、過去に特定の会社や団体などで働いていたことを公式に証明する書類のことです。書面には、「どの会社でどれくらいの期間勤務していたか」「どのような役職に就いていたか」「主な仕事内容は何だったか」などの情報が記載されています。

主に転職活動や公務員試験合格後などに必要

職歴証明書は、転職で応募先企業に提出する際や、公務員試験合格後などに必要です。

書類選考や面接において、応募者の経歴は重要な判断材料になります。職歴証明書には、前職で所属していた部署や職務内容が記載されているため、提出を求められる場合があるようです。企業によって職歴証明書の提出が必要かどうかは異なりますが、あらかじめ必要になるものとして把握しておくと安心でしょう。

また、公務員試験に合格した後の採用手続きでは、職歴証明書の提出を求められるのが一般的です。公務員に転職する際は、これまでの職歴を証明する目的のほか、経歴詐称を防ぐために提出が求められます。経歴詐称の防止を目的として、職歴証明書の提出に代わり、前職で一緒に働いていた第三者（上司や同僚）に応募者の経歴を確認する「バックチェック」が行われることもあるようです。
経歴詐称については「職歴の嘘がバレるのはどんなとき？詐称せずに自分を正直にアピールしよう」のコラムで解説しているので、参考にしてみてください。

そのほか、国家試験を受験する際にも職歴証明書が必要になることもあるようです。資格取得を検討している場合は、職歴証明書の提出が必要かどうか、事前に確認してみましょう。

ハタラクティブ プラス在籍アドバイザーからのアドバイス

太田雅子

職歴証明書は転職で応募先企業に提出する際に必要と解説しましたが、公務員を除く一般的な転職で職歴証明書を求められる機会は少ないでしょう。必要なときは、在職されている企業の人事部や総務部などへの問い合わせで発行可能です。

なかには職歴証明書の提出を求められて、「自分の経歴に自信がないから提出しにくい…」とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。しかし、職歴証明書の改ざんは経歴詐称に該当してしまうため、会社から受け取ったありのままの経歴を提出しましょう。

 

在職中・退職後の職歴証明書のもらい方

職歴証明書を初めて発行してもらう場合、「どうすれば職歴証明書をもらえるの？」と疑問に思う方もいるでしょう。ここでは、退職後や在職中に職歴証明書を発行してもらう方法をご紹介します。どのような手順が必要なのか、一緒にチェックしていきましょう。

退職後に職歴証明書を依頼する方法

すでに退職してしまった後でも、以前勤めていた会社に職歴証明書の発行を依頼することは可能です。退職後に職歴証明書が欲しい場合、その企業の人事部門または代表電話に連絡して、書類の発行を依頼します。会社によっては窓口が異なる場合もあるので確認してみましょう。

連絡方法は電話が一般的ですが、メールや郵送での依頼を受け付けている企業もあるようです。以下に職歴証明書発行の依頼文の例を記載するので、メールや郵送で発行依頼をする方は参考にしてみてくださいね。

依頼文の例

職歴証明書の発行を依頼するときは、必要性を簡潔に伝えながら丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。職歴証明書の提出先からフォーマットを指定されることもあるので、発行依頼を出す前に確認してみてくださいね。

「仕事を辞めたらやること5選！手続きの方法やもらえるお金について解説」のコラムでは、退職後にやることについて解説しています。すでに退職している方、これから退職する方はぜひご覧ください。

在職中に職歴証明書を依頼する方法

在職中の転職活動で職歴証明書を求められた場合は、人事部や総務部、もしくは直属の上司に発行依頼の相談をしましょう。転職先の企業に職歴証明書の提出を求められたら、退職時に会社から受け取る年金手帳といった返却物や、源泉徴収票や離職票などの書類とあわせて受け取れるよう、早めに発行依頼をするのがおすすめです。

自分で職歴証明書を作成する場合の書き方

フォーマットが指定されていない場合は、自分で職歴証明書を作成する必要があります。ここでは、職歴証明書のフォーマットや必要な項目などをご紹介するので、作成方法が分からない方は参考にしてみてくださいね。

フォーマット

職歴証明書を自作する際は、ビジネス文書のマナーを守ってフォーマットを作成しましょう。職歴証明書を作成時に意識してほしいビジネス文書のマナーは、以下のとおりです。

• ・職歴証明書であることを明確にする
• ・見やすい文字の大きさや行間にする
• ・分かりやすく簡潔にまとめる
• ・文章を添える際は正しい敬語を使う

上記を踏まえたうえで、基本的にはパソコンで作成し、A4用紙に印刷します。自宅にパソコンがない場合は手書きでも問題ありませんが、場合によっては提出方法がPDF形式の場合もあるため、事前に確認が必要です。

テンプレートを使用してもOK

ダウンロードしたテンプレートを使用し、WordやExcelで職歴証明書を作成することも可能です。

ただし、テンプレートを選ぶ際は記載事項をよく確認しましょう。必要な項目が記載されていないと受け取ってもらえない可能性があります。必要な項目については事項をご確認ください。

必要な項目

職歴証明書には、以下の項目が必要です。

• ・氏名
• ・発行年月日
• ・在籍期間
• ・企業名
• ・社印

必須項目を記載する前に、文書の一番上に「職歴証明書」と大きくタイトルを記載し、その下に作成日と自分の基本情報（氏名、生年月日、住所など）を記述します。その後、上記の必要な項目を並べましょう。

なお、在籍期間については、在職中か退職後かで書き方が異なるので注意が必要です。在職中の場合は、入社日を記載したあとに「現在に至る」または「在職中」と記載します。退職後であれば、「（入社日）から（退社日）」と書けばOKです。

提出先によって必要な項目

職歴証明書の提出先や用途によっては、上記に加えて以下の情報が必要になる場合があります。

• ・給与額
• ・所属部署や役職
• ・業務内容
• ・退職理由

通常、勤務期間に得ていた給与額や退職理由などは、必須項目ではありません。提出先から記載するよう指示があったときのみ記入するようにしましょう。

休職期間やアルバイトは書かなくてOK

職歴証明書には、休職期間やアルバイトの情報を記載する必要はありません。ただし、提出先から指定された場合は書くようにしましょう。

職歴証明書がもらえないことはある？

職歴証明書がもらえないことは、基本的にありません。ただし、企業側の何らかの事情によって職歴証明書がもらえないケースはゼロではないようです。

企業は職歴証明書発行の依頼に応じる義務がある

企業側は、在職中の社員や退職済みの元社員からの職歴証明書の発行依頼に応じる義務があります。これは「労働基準法（第二十二条／退職時等の証明）」によって定められているため、原則的に拒否はできません。

退職してから時間が経っていたり、人間関係が理由で退職していたりする場合は「依頼しにくい…」と思うこともあるでしょう。しかし、マナーを守って丁寧に依頼すれば大丈夫なので、安心してください。

何年前まで発行可能か確認しておこう

「労働基準法（第百十五条／時効）」によって、退職後に証明書を請求できる権利は2年と定められています。そのため、退職してから2年以上経過している場合は、職歴証明書を発行してもらえない可能性があるので注意しましょう。
会社によっては、2年が経過したあとも任意で職歴証明書を発行してくれるケースもあるようなので、確認してみてくださいね。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法

職歴証明書をもらえないときは代替書類を用意しよう

企業が原則的に拒否できない職歴証明書の発行ですが、たとえば「会社が倒産していて発行不可になっている」という事態はあり得ます。職歴証明書をもらえないときは、職歴証明書の代替書類で対応可能なケースもあるようです。職歴証明書を用意できない場合は提出先にその旨を伝え、代替書類で対応できないかどうか確認してみましょう。

代替書類になるものはいくつかありますが、一般的に使用されるのは雇用保険の加入記録です。

ハローワークで代替書類を入手できる

代替書類となる雇用保険の加入記録を確認するには、ハローワークに雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票と本人確認書類を提出する必要があります。雇用保険の加入履歴をもとに、職歴に関する証明書を発行してくれるので、職歴証明書を発行してもらえずに困っているときはハローワークを頼ってみてくださいね。

ハローワークについては、「ハローワークとは？詳しいサービス内容や利用時の流れなど分かりやすく解説」のコラムで解説しています。ハローワークの利用時間や受けられる主なサービスなどを紹介しているので、利用をする際はぜひチェックしてみてください。

マイナンバーカードで雇用保険の加入履歴が確認できる

マイナンバーカードで雇用保険の加入履歴を見ることも可能なようです。加入履歴には、雇用保険加入の事業所名と資格取得日・喪失日が掲載されているので、職歴を証明できる可能性があります。
マイナンバーカードで雇用保険の加入履歴を調べる方法については、厚生労働省の「リーフレット」をご参照ください。

職歴証明書は、あなたの経歴を示す公的な証明書です。必要なときにスムーズに用意できるよう、発行方法や代替案をしっかり把握しておきましょう。

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参照元
厚生労働省
労働者の皆様へ（雇用保険給付について）

職歴証明書の発行に関するよくある質問

職歴証明書を使用する機会は多くないため、提出を求められたときに「何に使うの？」「どうやってもらうの？」と感じることもあるでしょう。ここでは、職歴証明書の発行に関するよくある質問をご紹介するので、これから準備をする方はぜひチェックしてみてください。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法