職歴証明書のもらい方は？書類の書き方や発行する際の依頼文を解説！

転職先に職歴証明書を提出するよう指示されたものの、「どうやってもらえば良いの？」とお悩みの方はいるのではないでしょうか。「そもそも職歴証明書って何？」と疑問を感じた方もいらっしゃいますよね。職歴証明書は在職中も退職後も発行依頼ができ、必要項目の記載と会社から社印を押印してもらうことで正式な書類となります。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの太田さんのアドバイスを交えながら、職歴証明書とは何か、どうやってもらえば良いのかなどをご紹介します。会社への依頼方法や提出に必要な項目なども解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

職歴証明書とは？

職歴証明書とは、過去に特定の会社や団体などで働いていたことを公式に証明する書類です。書面には、どの会社でどれくらいの期間勤務していたか、どのような役職に就いていたか、主な仕事内容とは何だったかといった情報が記載されています。

主に転職活動や公務員試験合格後などに必要

職歴証明書は、転職で応募先企業に提出する際や、公務員試験合格後などに必要です。

面接や書類選考において、応募者の経歴は重要な判断材料になります。職歴証明書があると、企業側があなたの経歴をより詳しく知ることができるのです。

また、公務員試験に合格した後の採用手続きでは、職歴証明書の提出を求められるのが一般的です。公務員に転職する際は、これまでの職歴を証明する目的のほか、経歴詐称を防ぐために提出が求められます。

「職歴の嘘がバレるのはどんなとき？詐称せずに自分を正直にアピールしよう」のコラムでは経歴詐称について解説しているので、参考にしてみてください。

在職中・退職後の職歴証明書のもらい方

職歴証明書を初めて発行してもらう場合、「どうすれば職歴証明書をもらえるの？」と戸惑いを覚える方は少なくないでしょう。ここでは、退職後や在職中に職歴証明書を発行してもらう方法をご紹介します。どのような手順が必要なのか、チェックしてみましょう。

退職後に職歴証明書を依頼する方法

既に退職してしまった後でも、以前勤めていた会社に職歴証明書の発行を依頼することは可能です。会社によって窓口が異なることがありますが、退職後に職歴証明書が欲しい場合、その企業の人事部門または代表電話に連絡して、書類の発行を依頼します。

連絡方法は電話が一般的ですが、メールや郵送での依頼を受け付けている企業もあるでしょう。以下に職歴証明書発行の依頼文の例を記載するので、メールや郵送で発行依頼をする方は参考にしてくださいね。

依頼文の例

• 株式会社●●
  人事部 □□様
• 拝啓
• 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  貴社に■年■月まで在籍しておりました、××（自分の氏名）です。
• その節は、大変お世話になりました。
  このたび転職するにあたって、職歴証明書が必要となりましたため、ご連絡した次第です。
• ご多忙のところ大変恐縮ですが、職歴証明書を発行していただきたく、お願い申し上げます。
  添付のフォーマットをご確認のうえ、必要事項の記入と社印の押印をお願いしたく存じます。
  また、提出期限の関係から◎月◎日までにご返送いただければ幸いです。
• お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
• 敬具
• （自分の氏名）
  （自分の連絡先）

職歴証明書の発行を依頼するときは、必要性を簡潔に伝えながら丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。職歴証明書の提出先からフォーマットを指定されることもあるので、発行依頼を出す前に確認してみてくださいね。

「仕事を辞めたらやること5選！手続きの方法やもらえるお金について解説」のコラムでは退職後にやることについて解説しているので、参考にしてみてください。

在職中に職歴証明書を依頼する方法

在職中の転職活動で職歴証明書を求められた場合は、人事部や総務部、もしくは直属の上司に発行依頼の相談をしましょう。職歴証明書を受け取るときは、退職時に会社からの返却物や書類と一緒に渡してもらえるようにするのがおすすめです。

自分で職歴証明書を作成する場合の書き方

職歴証明書の提出先からフォーマットの指定がない場合、自分でフォーマットを作成する必要があります。ここでは、自分で職歴証明書を作成する場合のフォーマットや、必要な項目について解説。初めて職歴証明書を提出する方は、参考にしてみてくださいね。

フォーマット

職歴証明書を自作する際には、一般的なビジネス文書のフォーマットに従い、見やすくかつ分かりやすく作成しましょう。サイズはA4で、パソコンで作成するのが基本です。

必要な項目

職歴証明書には、以下の項目が必要です。

• ・氏名
• ・発行年月日
• ・在籍期間
• ・企業名
• ・社印

まず文書の一番上に「職歴証明書」と大きくタイトルを記載し、その下に作成日を記入します。その後、自分の基本情報（氏名、生年月日、住所など）を記述し、必要な項目を並べましょう。

提出先によって必要な項目

職歴証明書の提出先や用途によっては、上記に加えて勤務期間に得ていた給与額や退職理由などの情報が必要になる場合があります。通常は必須項目ではないので、提出先から記載するよう指示があったときだけ記入してください。

職歴証明書がもらえないことはある？

職歴証明書がもらえないことは、基本的にありません。ただし、企業側の何らかの事情によって職歴証明書がもらえないケースはゼロではないようです。

企業は職歴証明書発行の依頼に応じる義務がある

企業側は、在職中の社員や退職済みの元社員からの職歴証明書の発行依頼に応じる義務があります。これは「労働基準法（第二十二条／退職時等の証明）」によって定められているため、原則的に拒否はできません。「もう退職して結構経つから、依頼しづらい…」と思うかもしれませんが、マナーを守って丁寧に依頼すれば大丈夫なので、安心してください。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法

職歴証明書をもらえないときは代替書類で対応可能

企業が原則的に拒否できない職歴証明書の発行ですが、たとえば会社が倒産していて発行不可になっているという事態はあり得ます。職歴証明書をもらえないときは、職歴証明書の代替書類で対応可能。代替書類になるものはいくつかありますが、一般的に使用されるのは雇用保険の加入記録です。

代替書類はハローワークで用意できる

代替書類となる雇用保険の加入記録を確認するには、ハローワークに雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票と本人確認書類を提出しましょう。ハローワークは、雇用保険の加入履歴をもとに、職歴に関する証明書を発行してくれます。職歴証明書を発行してもらえずに困っているときは、ハローワークを頼ってみてくださいね。ハローワークについては「ハローワークとは？詳しいサービス内容や利用時の流れなど分かりやすく解説」のコラムで解説しています。

職歴証明書は、あなたの経歴を示す公的な証明書です。必要なときにスムーズに用意できるよう、発行方法や代替案をしっかり把握しておきましょう。

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職歴証明書の発行に関してよくある質問

ここでは、職歴証明書の発行に関してよくある質問をご紹介します。