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ハローワークの招待状をもらう理由って?使い方や注意点も解説します

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この記事のまとめ

  • ハローワークの紹介状は、応募先企業に必ず提出するもの
  • ハローワークの紹介状が発行されると、失業認定申告書の記入ができるようになる
  • ハローワークの紹介状を発行してもらうには、まず気になる求人票を印刷する必要がある
  • ハローワークの紹介状を発行してもらったあとに辞退するのは問題ない

ハローワークを利用して求職活動を行う方のなかには、「紹介状があると聞いたことがあるけど...」「紹介状の使い方って?」という疑問を持つ方はいるのではないでしょうか。就職活動をするうえで、ハローワークの紹介状がどのような役割を果たすものなのか気になりますよね。

ハローワークの紹介状は、応募先企業に提出するためだけでなく、失業認定申告書の記入の際にも必要な書類です。求職者、企業、ハローワークにとってそれぞれ異なるメリットがあります。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの荒井さんの話を交えながら、ハローワークからの就職・転職活動で必要な紹介状について解説。ハローワークを通して就職活動をしている方は、ぜひご一読ください。

ハローワークの紹介状とは

ハローワークからの紹介状は、ハローワークで見つけた求人に応募する際に必要です。実際には、紹介状の原本はハローワーク側が保管し、求職者はコピーを受け取って選考に進みます。紹介状には対面面接の場合の会場地図や日時などの記載があるため、紛失しないように保管しましょう。

以下では、紹介状が求人応募に欠かせない理由を詳しく解説します。ハローワークを利用しようと考えている方はぜひご覧ください。

紹介状の役割

紹介状の役割を、求職者、企業、ハローワークそれぞれのメリットをもとに解説します。

求職者にとってのメリット

ハローワークからの紹介状を持っている状態で応募すれば、「ハローワーク掲載の求人から応募した」ことを企業に証明することが可能です。また、紹介状をもらうことは求職活動を行っている証明にもなるため、失業認定申告書の記入ができるようになります。

紹介状は必ず企業に提出しよう

ハローワークで見つけた求人に紹介状なしで応募してしまうと、マナー違反になってしまいます。もし紹介状を受け取ったのにもかかわらず提出しなかった場合、企業から「必要書類を提出できない」「選考に必要なものを把握していない」という印象を持たれることもあるので注意しましょう。

企業にとってのメリット

ハローワークからの紹介状を持っている求職者を採用した場合、企業には助成金が支払われるというメリットがあります。複数の種類がある助成金のなかから何が支払われるかは条件によりますが、企業にとってはメリットといえるでしょう。

ハローワークにとってのメリット

ハローワークが求職者に紹介状を渡すことで、どの求職者にどの求人を紹介したかを記録できるようになります。求職者が実際に紹介状のある企業の選考を受けた場合、合否の結果も管理できる仕組みです。

紹介状は内定を約束するためのものではない

ハローワークの紹介状は、「内定を約束するものではない」ことを覚えておきましょう。紹介状は、ハローワークが求職者に紹介した求人とその選考結果を把握するためのものです。

ハローワークの紹介状をもらうときのポイント

ハローワークの紹介状をもらうときのポイント

  • 紹介状の発行までの流れを確認する
  • 手続きできる場所を確認する
  • 発行する紹介状を決めておく

ここでは、ハローワークの紹介状をもらうときのポイントをご紹介します。応募に必要な紹介状を発行するためにも、ぜひご一読ください。

1.紹介状発行までの流れを確認する

まずは紹介状を発行してもらうための一連の流れを確認しましょう。全体の流れを先に知っておくことで、自分が今どの段階にいるのか把握しやすく、スケジュールも立てやすいためです。

ハタラクティブ プラス在籍アドバイザーからのアドバイス

荒井幹太

荒井幹太

紹介状を発行するには、まずは求人探しから始める必要があります。スムーズに紹介状発行まで完了させるためにも、以下の流れをご確認ください。

・ハローワークに設置されているパソコンで求人を探す
・希望の求人が見つかったら求人票を印刷する
・総合受付に求人票とハローワークカードを提出し相談員と募集条件を再確認する
・ハローワークから応募先へ連絡をしてもらい企業から了承を得る
・相談員が紹介状を作成する

紹介状の発行までに分からないことがあれば、すぐにハローワークの職員の方に質問しましょう。分からないまま作業を進めるよりも、些細なこともクリアにしてから次に進むのがおすすめですよ。

2.手続きできる施設について調べる

紹介状発行ができる施設について調べてみましょう。自宅の最寄りの施設がどこにあるかだけでなく、開庁時間や閉庁時間、混雑しやすい時間を事前に調べて向かえば、短い時間で発行を済ませられる可能性があります。

電話やネットでの発行依頼はできない

ハローワークでの紹介状は、電話やネットでの発行依頼はできません。紹介状の発行は本人のみしかできないため、自身でハローワークに出向く必要があります。

3.紹介状を発行したい求人を決めておく

紹介状発行をしたい求人を先に決めておくと良いでしょう。発行当日になって迷うよりも、事前に決めておく方がその後の選考スケジュールも計画しやすくなります。また、発行を後回しにすると求人掲載期間や応募期間が終了してしまうことも。応募したい気持ちが強い求人の紹介状を優先的に発行するのがおすすめです。

ハローワークの紹介状を企業へ提出する方法

ハローワークの紹介状を企業へ提出する方法

  • 書類を順番に重ねる
  • 郵便局の窓口から送る
  • 提出期限を守る

ここでは、ハローワークの紹介状を企業へ提出する方法をご紹介します。「紹介状をもらったものの、どのように提出すればいいか分からない」という事態は避けたいですよね。

書類の重ね方や郵送方法をまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

1.書類を順番に重ねる

ハローワークインターネットサービスの「応募書類の作り方(16p)」によると、企業へ提出する書類の重ね方には順番があります。送付状が上に乗るようにして、下記の順番で重ねましょう。

  • ・送付状
  • ・ハローワークの紹介状
  • ・履歴書
  • ・職務経歴書

書類をすべて重ねたあとは、クリップか透明のクリアファイルでまとめるのがおすすめ。応募先企業の採用担当者が書類を扱いやすくなるため、好印象になる可能性があります。なお、面接時に直接採用担当者に書類を渡す場合は、送付状を用意する必要はありません。

参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方

2.郵便局の窓口から送る

窓口で応募書類の重さを測ってから、正確な料金を支払って郵送するのがおすすめです。ポストへの投函では、応募書類の重みにより切手が足りないことも。切手が足りずに書類が差し戻されてしまうと、提出が遅れて企業にマイナスな印象を持たれてしまう恐れがあります。期限に遅れずに書類を送るためにも、郵便局の窓口を利用しましょう。

3.提出期限を守る

先述したように、応募書類の提出が遅れるとマイナスな印象になりかねません。企業によっては、マイナスな印象になるだけでなく、書類選考の時点で不採用になってしまうこともあるでしょう。提出期限を守ることは社会人として基本のマナーでもあるため、期限に余裕を持って書類提出するようにしてくださいね。

ハローワークの紹介状発行後に辞退する方法

ハローワークの紹介状を利用して求職活動を行う際、自身の方向性が変わったり、ほかの選択肢が出てくることもあるでしょう。その場合、紹介状を発行したあとでも辞退することが可能です。

ハローワークの紹介状発行後に選考を辞退する場合は、早めにハローワークの担当職員に相談しましょう。ハローワークが把握できていない状態で辞退を行ってしまうと、誤解やトラブルが生じる可能性があるからです。また、求職活動を行うなかで「ほかの求人に応募したい」「求職活動の方向性を変えたい」という思いになることは珍しくないため、辞退理由を聞かれたらそのまま伝えて問題はないでしょう。

就活や転職をスムーズに進めたい方は、ハローワークでの求人探しとあわせて就職・転職エージェントを利用するのもおすすめです。就職・転職エージェントでは、求人紹介や応募書類の添削、模擬面接といったきめ細かなサポートを受けられます。

「一人で就活を進めるのは不安…」「頼れる人からのアドバイスが欲しい」とお悩みの方は、ぜひハタラクティブまでご連絡ください。就職・転職エージェントのハタラクティブは、求職活動を行う若年層をサポート。応募書類の作成から面接対策まで、専任のキャリアアドバイザーがマンツーマンで支援します。

企業との面接日程の調整やメッセージのやり取りもキャリアアドバイザーが代わりに行いますので、第三者のサポートを受けながら求職活動をしたいとお考えの方はぜひハタラクティブにご相談ください。

ハローワークの紹介状に関するよくある疑問Q&A

ここでは、ハローワークの紹介状に関するよくある質問と回答をまとめました。

紹介状の発行までにはどのくらい時間が掛かりますか?

ハローワークの紹介状の発行は、混雑時では1時間程度掛かるでしょう。しかし、スムーズに進むとすぐにでも発行することが可能です。待期時間を短く済ませたい場合は、混雑時間を事前に調べておくのが良いでしょう。

紹介状を何枚か同時にもらいたいです

紹介状を発行するのに枚数制限はないため、同時に複数枚もらうことは可能です。ただし、施設によっては、紹介状の発行に必要な求人票の印刷に枚数制限がある場合も。自分が利用する予定のハローワークに求人印刷の枚数制限があるかを知っておくと、紹介状の発行時にも役立つでしょう。

ハローワークから紹介状をもらったら応募しないとだめですか?

ハローワークから紹介状をもらっても、強制的にその企業に応募しなければならないわけではありません。ただし、その企業に応募する意思がなくなった場合は、早めにハローワークへ連絡しましょう。

紹介状を受け取って辞退したいときは理由を聞かれますか?

選考を辞退する際には、その理由を聞かれることがあります。辞退理由がほかの企業への選考にマイナスな影響を及ぼすことはないため、正直に答えましょう。自分に合った求人を効率的に見つけたい場合は、就職・転職エージェントのハタラクティブにぜひご相談ください。

後藤祐介

監修者:後藤祐介

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。
ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格 : 国家資格キャリアコンサルタント国家資格中小企業診断士
メディア掲載実績 : 「働く」をmustではなくwantに。建設業界の担い手を育て、未来を共創するパートナー対談定時制高校で就活講演 高卒者の職場定着率向上へ【イベント開催レポート】ワークリア障がい者雇用セミナーSNS : LinkedIn®YouTube