秘書に向いている人とは？スキルや仕事内容が自分に合うか判断してみよう！

「秘書ってどんな仕事だろう？」「どういう人が向いているの？」と、秘書の仕事に興味をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

秘書に向いている人の特徴には、タスクの調整や管理を正確に行える・冷静な対応力があることなどが挙げられます。秘書の仕事は、電話対応やメール対応のほか、上司のスケジュール管理、手配業務などを担うのが基本です。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの高城さんのアドバイスを交えながら、秘書に向いている人の特徴についてご紹介します。また、秘書の仕事内容や、秘書に求められるスキルについてもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

秘書に向いている人の性格や特徴

秘書というポジションは重要な役割を担っており、タスク管理ができることやイレギュラーな状況にも冷静に対処できることが秘書になるための条件ともいえます。ここでは、秘書に向いている人の性格や特徴をご紹介するので、秘書の仕事に興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

タスクやスケジュールの調整・管理ができる

タスクやスケジュールの調整・管理が得意な人は、秘書に向いているでしょう。秘書は自分のタスクだけでなく、上司や社長のスケジュール管理も行います。それぞれの仕事を適切な順序で、かつ効率良く進行させる能力が必要です。

状況に合わせて冷静な対処ができる

どのような状況でも冷静な対処ができることも、秘書に適性がある人の特徴です。緊急の要件や予期せぬ問題が発生したときにも冷静さを失わず、解決へ向けた最善の策を考えて行動できる人が秘書には向いています。

人を支えることにやりがいを感じる

秘書は主に上司や組織の支援を行うため、人を支える仕事に喜びや満足を感じられる性格の方は秘書に向いている可能性があります。自分の役割を通じて人が成功を収めることにやりがいを見出せると、高いモチベーションを維持しながら仕事ができるでしょう。

業務上の秘密を守れる

社会人には職場の重要な情報に関する守秘義務がありますが、業務上の秘密を外部へ漏らさず情報を守れることは、秘書の仕事では特に重要です。秘書の仕事では機密情報の取り扱いが多いため、企業や上司の仕事の秘密を守ることが絶対条件となります。信頼性が高く機密保持が徹底できる人物が、秘書として適任といえるでしょう。

記憶力が良い

記憶力が良いことも、秘書に向いている人の特徴です。秘書は幅広い情報やデータ、会議の議事録などを記憶しなければならないため、記憶力が求められます。日々の忙しい業務のなかでも細かいこともしっかり覚えておくことは、業務の効率性を高めるうえで非常に価値のあるスキルです。

秘書の仕事内容

秘書の仕事には、自分が担当する社長や上司の電話やメール対応、スケジュール管理などが挙げられます。以下では、それぞれの詳細をまとめました。

電話・メール・来客対応

秘書が行う基本的な仕事は、社長や上司宛ての電話やメール対応、来客の応対です。重要な取引先や商談相手であることも多いため、高いコミュニケーション能力とビジネスマナーが求められます。相手に敬意を表しながら、必要な情報を整理しましょう。

スケジュールや時間の管理

社長や上司のスケジュール管理も、秘書が行う極めて重要な仕事です。会議やアポイントメントの調整はもちろん、日程の優先順位を見極めつつ、効率的な時間割りを行う必要があります。

手配業務

上司の出張があるとき、秘書は交通手段や宿泊先の手配を行います。また、お中元やお歳暮の季節には慶弔関連の手配を行うこともあるでしょう。細部まで気を配り、上司がスムーズな仕事や業務上の人間関係の構築を行えるようにする姿勢が求められます。

各種資料の作成や整理

会議で必要な報告書やプレゼンテーション資料の作成を、秘書が行うこともあります。そのため、秘書の仕事をするには一定以上のパソコンスキルも求められるでしょう。情報を整理して、必要なときすぐにアクセスできる体制を整えることが大切です。

秘書に求められる役割は、一言でいえば「サポート役」。しかし、秘書は単純なアシスタントというわけではなく、組織を円滑に動かす重要なポジションにもなります。

秘書のほかにも自分に合った仕事を検討したい場合は、「自分に向いてる仕事に出会うには？見つけるメリットや探し方を解説」のコラムをご覧くださいね。

秘書に必要なスキルや資格はある？

秘書になるには、特定のスキルや資格が非常に役立つことがあります。どのような能力が求められるのか、一つずつ見ていきましょう。

文書をまとめるための「パソコンスキル」

秘書になるうえで、文書をまとめるためのパソコンスキルは必須な要素です。「秘書の仕事内容」でも解説したように、秘書は文書を作成したり、資料を整理したりする仕事もあります。そのため、WordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフトを使いこなせることが大事です。また、電子メールの適切な対応や、インターネットでの情報収集能力も求められます。タイピングが速いと、より効率的に仕事を進めることができるでしょう。

「基本的なPCスキルって何？身につけ方や就活で役立つおすすめの資格を紹介」のコラムでは、これからPCスキルの習得を目指す方に役立つ情報をまとめています。

適切な対応をするための「ビジネスマナー」

多種多様な立場の人と接する機会が多い秘書の仕事では、ビジネスマナーが重要です。ビジネスシーンにおける礼儀正しい振る舞いは、社内外に対する信頼を築く上で欠かせません。これには、言葉遣いや身だしなみだけでなく、敬語の正しい使い方やビジネス文書のフォーマットなども含まれます。

良好な人間関係を築く「柔軟性」

社内や社外の関係者と上司・自分が良好な関係を築くために、秘書には柔軟性も求められるでしょう。秘書にとっての柔軟性とは、状況が変わったときや急な要求に対しても、効果的に対応できる能力を指します。柔軟な思考ができる秘書は、予期せぬ問題が発生した場合でも落ち着いて対応でき、上司やクライアントとのスムーズなコミュニケーションを維持できるでしょう。

商談や情報収集で役立つ「英会話スキル」

国際化が進む現代のビジネスでは、秘書にも英会話スキルを求められることが多くなっている傾向です。特に、外資系企業や海外部門と連携が必要な場合には、ビジネス英語を話せると大変役立ちます。また、英文のメール対応やドキュメントの翻訳もスムーズにこなせるようになると、秘書としての自分の価値をより高められるでしょう。

基本的な能力をアピールできる「秘書検定」

秘書になるなら、秘書検定の資格を取得しておいて損はありません。日本では、秘書の専門性を証明するために秘書検定という資格が設けられています。

これは、秘書として必要な知識やスキルを学び、実際にそれを持っていることを客観的に証明できるものです。秘書検定を取得しておくと、転職活動やキャリアアップの際に、自身のスキルをアピールしやすくなるでしょう。

秘書に向いているか向いていないかを判断するには？

秘書の仕事と一口にいってもその内容は多岐に渡り、多くのスキルが求められます。では、自身がこの役割に向いているかどうかをどのように判断すれば良いのでしょうか。

ここでは、自分が秘書に向いているか向いていないかを判断する方法をご紹介します。ただし、どのような結果であっても必ずしも秘書に向いている・向いていないとは限らないため、あくまで秘書を目指すうえでの参考程度に考えてみてくださいね。

自分の性格や特徴を分析する

秘書になりたい方は、自分の性格や特徴を分析してみましょう。秘書の仕事は、高いコミュニケーション能力や臨機応変に対応できる柔軟性、きめ細やかな配慮などが求められます。あなたがどの程度社交性があるのか、物事を整理しやすい性格かなど、自分自身をじっくり見つめることが大切です。

また、人の手助けをすることに喜びを感じるかどうか、緊急事態に遭遇した時に平静を保てるかどうかといった確認も、秘書になるうえで大事な性格の指標になります。

適職診断の内容を参考にする

適職診断の内容を参考にするのも、自分が秘書に向いているかどうかを判断する方法の一つです。

インターネット上には、多種多様な職種の適職診断のツールが存在しており、診断結果を参考にすることで、自分の適性を客観的に知ることができます。適職診断は各職種や業界の専門家によって作成されていることが多く、自己分析だけでは気づけないような特性やスキルも浮かび上がってくるでしょう。

適職診断の詳しい活用法は、「やりたいことがない人の仕事探しは適職診断で叶う？向いてる仕事を知る方法」のコラムで確認してください。

親しい人や秘書の経験がある人に相談する

身近な人や知り合いに秘書の経験がある人がいれば、相談を通じて仕事内容や実態が鮮明になり、自身が求めるキャリアと照らし合わせられます。経験者のアドバイスはその道のリアルな情報を知るうえで非常に役立ちますし、目指すべき姿を具体化する助けにもなるでしょう。

自分で行う性格分析や適職診断も大切ですが、人から見た客観的な視点は非常に有益です。親しい人に自身の性格を評価してもらうと、自分自身への理解を深めるための参考になるでしょう。

秘書になるにはどうすれば良い？

秘書という職業について理解を深め、実際に秘書になりたいと思ったら、どのような過程を辿って目指すべきなのでしょうか。ここでは、秘書になるための方法を解説します。

現在の職場で異動する

すでに働いている企業内に秘書課や秘書室があれば、現在の職場で秘書の業務ができる部署に異動するのが現実的な方法です。企業によって異なりますが、内部での異動を通じて秘書としてのキャリアをスタートさせることができるでしょう。

その場合は、人事部門にキャリアプランを相談し、秘書職への関心を伝えることが重要です。その際には組織や上司からの信頼を得ていることが望ましいでしょう。

秘書の求人に応募する

現在の職場で異動が不可能な場合は、秘書の求人に応募して転職しましょう。秘書としてのキャリアを積むためには、積極的な求人への応募が不可欠です。

秘書の求人情報はインターネットの求人サイトや紙の求人広告、専門の人材紹介会社など、さまざまなルートを通じて見つけられます。応募にあたっては、秘書の仕事に必要なスキルや経験が自己PRになるよう、履歴書や職務経歴書を丁寧に作成しましょう。

「転職する時期は何月がおすすめ？あなたの目的に合わせて適した時期を解説！」のコラムでは、転職におすすめのタイミングを解説しています。

「秘書になるにはどうすれば良い？」「秘書になりたいけど、転職に自信がもてない」とお悩みの方は、ハタラクティブをご利用ください。

ハタラクティブは、若年層向けの就職・転職エージェントです。転職を熟知したキャリアアドバイザーが、一人ひとりに合ったお仕事をご紹介します。また、面接対策や応募書類の添削などのサポートや、あなたに適性のある仕事が分かる適職診断も実施。これらのサービスはすべて無料なので、お気軽にお問い合わせください。

秘書に向いている人・なりたい人に関するFAQ

秘書に向いている人・なりたい人に関してよくある質問をご紹介します。