事務員とは？仕事内容は？向いている人の特徴や就職を目指す方法を解説

仕事を探している方のなかには、事務員の仕事内容が気になる方もいるでしょう。事務員の業務内容が分からないと、「自分に向いている仕事なのか」「スキルがないと就職が難しいのでは」と不安になりますよね。

事務員は文書作成・管理や電話・来客対応、データ入力などを行い、企業や組織の運営が円滑に進むようサポートする仕事です。他部署とのやり取りを行ったり、急な仕事の依頼を依頼されたりする場合があるため、コミュニケーション能力や臨機応変な行動をできる方が向いているでしょう。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの中村さんのアドバイスを交えつつ、事務員の仕事内容をまとめています。また、向いている人の特徴や就職を目指す方法もご紹介しているので、事務員の仕事に興味がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

事務員とは

事務員は、企業や組織が円滑に運営をするためにサポートする重要な役割を担う仕事です。一般的に、文書作成やデータ入力、電話対応、スケジュール管理など、幅広い業務を行います。正確かつ迅速に作業を行うことで、メインとなる業務をサポートできるでしょう。以下で、事務職との違いや種類ごとに異なる事務員の仕事内容を解説するので、チェックしてみてください。

事務職との違い

事務員と事務職に大きな違いはありません。どちらも会社や組織での事務業務を担当する職種を指します。「事務員」は業務を実際に行う人を指し、「事務職」は職種や役割を指す言葉として使われるのが一般的でしょう。本質的な仕事内容に差はなく、場面によって呼び方やニュアンスが異なることを意識しておけば問題ありません。

事務員は種類によって仕事内容が変わる

事務員の仕事内容は、所属する部署や業界、組織によって異なります。以下で、各種類における事務員の仕事内容を解説するので、自分に適しているものがないか探してみてください。

一般事務

一般事務は、企業や組織の基本的な事務作業全般を担当します。具体的には、文書作成・管理や電話・メール対応、スケジュール管理、来客対応、データ入力・管理などが主な業務内容です。組織の各部署と連携を取りながら、日常業務を円滑に進める役割を担う職種といえるでしょう。

学校事務

学校事務は、教育機関で現場を支える重要な職種です。入学・退学手続きの管理、成績管理や証明書発行、学校行事の準備や運営補助、予算管理や経理業務、教職員の勤怠管理など、学校運営に関わる幅広い事務作業を担当します。教職員をはじめ、生徒や保護者と関わることもあるため、コミュニケーション能力があると役立つでしょう。

「学校事務になるには？仕事内容や働くメリット、求人の探し方を解説」のコラムでは、学校事務員になる方法や働くメリット・やりがいなどを解説しているので、チェックしてみてください。

経理事務

経理事務は企業の財務状況を管理し、適切な会計処理を行う職種です。帳簿の記帳と管理、請求書や領収書の処理、給与計算、税務申告の準備、財務諸表の作成補助など、企業の財務に関する専門的な業務を担当します。お金を扱うポジションのため、正確性や責任感が求められるでしょう。

医療事務

医療事務は病院やクリニックなどの医療機関で事務作業を行い、運営をサポートします。主に、患者さんの受付や案内、診療報酬（レセプト）の計算、保険請求事務、医療記録の管理、医療機器や備品の在庫管理など、医療機関特有の事務作業を担当。患者さんと医療従事者の橋渡し役として、スムーズな医療サービスの提供に貢献します。

未経験から始められる場合もありますが、医療事務の資格を取得すれば業務への理解が深まり、選考も有利になりやすいでしょう。未経験から医療事務に挑戦したい場合は、医療事務に活かせる自身の能力や経験をアピールしたり、キャリアビジョンを明確に伝えたりするのがおすすめです。

「医療事務の志望動機はどう書く？例文や面接でのポイントも紹介」のコラムでは、医療事務の志望動機を書くポイントや面接で話すときのポイントを解説しているので、参考にしてみてください。

営業事務

営業事務は営業担当者の代わりに事務作業を担い、営業活動に集中できるよう支援する役割です。具体的には、見積書や契約書の作成、受注処理や納品管理、顧客データの管理、営業報告書の作成補助、営業スケジュールの調整などを行います。企業によって「営業アシスタント」や「営業サポート」といった表現をする場合もありますが、担当する仕事内容に違いはないでしょう。

「営業事務とは？向いている人の特徴や就職・転職を成功させるポイントを解説」のコラムでは、営業事務と一般事務の違いや営業事務の1日の流れを解説しているので、興味がある方はチェックしてみてください。

人事事務

人事事務は、企業の人材管理や労務管理に関する業務を行います。採用関連の事務処理や社会保険・労働保険の手続き、勤怠管理、給与計算の補助、研修や評価制度の運営サポートなど、従業員の採用から退職までに関わる幅広い事務作業を担当します。

従業員から給与や勤怠に関する問い合わせに対応することもあるでしょう。仕事の正確さや秘密保持が求められ、従業員が快適に働ける環境を整えるためのサポートする重要な役割です。

総務事務

総務事務は企業全体の管理業務を担当し、組織の円滑な運営を支えるのが仕事です。社内規定の管理や改定、施設や備品の管理、社内イベントの企画運営、文書管理や情報セキュリティ対策、各種契約の管理など、多岐にわたる業務を行います。ほかにも、外部パートナーやベンダーとの調整、社員の健康管理や労働環境の改善なども業務の範囲に含まれる場合があるでしょう。

貿易事務

貿易事務は、国際取引に関わる事務作業を担当します。通関手続きに必要な書類を作成したり、貿易相手となる国外の企業とやり取りをしたりするのが主な業務内容です。スムーズに業務を進めるには、語学力やコミュニケーション能力、貿易関連の知識が求められるでしょう。

事務員が活躍できる場所

事務員が活躍できる場は、企業の事務所やオフィス・政府機関・教育機関・医療機関・非営利団体などさまざま挙げられるでしょう。各職場によって求められるスキルや経験が異なるため、企業研究を行って業務内容を確認するのがおすすめです。

近年では、インターネットの普及に伴い、リモートワークで事務員として業務に携われる場合もあるでしょう。事務職に限らず、リモートワークできる職種にはマーケターやカスタマーサポートなどが挙げられます。「未経験からリモートワークするには？おすすめの職種や正社員のなり方を紹介」のコラムでは、リモートワークに向いている人の特徴や正社員を目指すコツを解説しているので、参考にしてみてください。

事務員の年収

事務員の年収は、勤務する部署や企業規模によって異なります。職業情報提供サイト（日本版O-NET）の「一般事務」によると、事務員の平均年収は510万9,000円で、平均月収は20万円です。同サイトによると「学校事務」と「医療事務」の平均年収は478万3,000円、「人事事務」は493万4,000円であることから、所属する部署によって異なるものの、おおむね500万円前後だと分かります。

また、パートや派遣といった非正規雇用で勤務する場合、時給制を採用していたり、ボーナスを受け取れなかったりする傾向があるため正社員よりも年収が下がる可能性があるでしょう。「アルバイトと正社員の違いを解説！メリット・デメリットもお伝えします」のコラムでは、アルバイトと正社員の違いやメリット・デメリットを解説しているので、チェックしてみてください。

参照元
職業情報提供サイト（日本版O-NET）job tag
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事務員に向いている人の4つの特徴

事務員は幅広い業務を行い、企業や組織の円滑な運営を支える役割があります。業務内容を理解し、活かせる適性をアピールすることで採用担当者に好印象を与えられるでしょう。以下で、事務員に向いている人の特徴を4つ解説するので、当てはまるものがないか探してみてください。

1.コミュニケーション能力がある

事務員はコミュニケーション能力がある人に向いている傾向があるでしょう。仕事の性質上、社内外問わず業務に関わる担当者とやり取りをする場合があるためです。相手に分かりやすく情報を伝えたり、相手の意図を正確に汲み取ったりする能力は、業務をスムーズに進めるうえで重要になるでしょう。

医療事務や介護事務といった窓口対応がある職場では、丁寧な言葉遣いや笑顔で対応することで、企業のイメージ向上にもつながります。事務員に限らず、どのような職場でも円滑に業務を進めるために最低限のコミュニケーション能力が求められるでしょう。

ただし、コミュニケーション能力に自信がないからといって、就職できないわけではありません。職種によってコミュニケーションが求められにくいものもあります。「人と接しない仕事に就くには？おすすめ職種10選と正社員になるコツ」のコラムでは、「人と接しない仕事」を探す方におすすめの職種や正社員として就職・転職するコツを解説しているので、参考にしてみてください。

2.基本的なPCスキルが身についている

基本的なPCスキルが身についている方は、事務員に向いているでしょう。現代では、インターネットの普及に伴い、仕事ではパソコンを使用するのが基本です。WordやExcelなどの基本的なソフトウェアを使いこなせるスキルを活かしてスムーズに業務を進められれば、業務の効率化に貢献できるでしょう。

「基本的なPCスキルって何？身につけ方や就活で役立つおすすめの資格を紹介」のコラムでは、基本的なPCスキルレベルに含まれることや身につけ方を解説しているので、参考にしてみてください。

3.正確性と効率性を意識して仕事を進められる

正確性と効率性を意識して仕事を進められると、事務員として活躍できる可能性があります。入力ミスや計算ミスはメイン業務が滞る原因になるため、細心の注意を払う必要があるでしょう。

また、業務を限られた時間内で処理を行うことで、効率性も上がります。また、資料作成やファイリングなども必要な情報をすぐに取り出せるように整理整頓された状態を保てば、効率性につながるでしょう。

4.臨機応変に行動できる

事務員は、臨機応変に行動できる人も向いている可能性があるでしょう。事務員の仕事はルーティンワークだけでなく、急な来客や電話、上司からの指示など突発的な仕事にも対応する必要があります。予期せぬ事態にも冷静かつ柔軟に対応できる能力が求められるでしょう。

また、システムトラブルが発生した場合には、状況を迅速に把握し、適切な対処法を検討する必要があります。冷静に状況を判断したうえで、状況に合わせて優先順位をつける判断力も役立つでしょう。

事務員として就職するメリット

ここでは、事務員として就職するメリットを解説します。業務内容や向いている人の特徴を知ったうえで、就職を目指すか判断するときに役立ててみてください。

ワークライフバランスを保ちやすい

事務員として働くメリットには、ワークライフバランスを保ちやすいことが挙げられます。一般的に定時勤務で残業が少ない傾向があるため、ワークライフバランスを保ちやすいでしょう。

企業によっては、リモートワークやフレックスタイム制度を導入する企業があるため、希望する働き方が実現しやすいのも魅力です。ハタラクティブの「若者しごと白書2024 仕事で一番大切にしている価値観【男女別】（p.24）」によると、フリーター・正社員の男性女性のいずれも「プライベートを大切に働けること」が1位という結果でした。ワークライフバランスを重視している人は多いといえるでしょう。

参照元
ハタラクティブ
若者しごと白書2024

未経験から挑戦できる求人が豊富な傾向にある

未経験から挑戦できる求人が豊富な傾向にあるのも、事務員のメリットの一つです。企業のなかには、経験よりも意欲や適性を重視した採用を行っている場合があります。事務員の仕事ではスキルや経験だけでなく、コミュニケーション能力や協調性が求められる場面も少なくありません。

スキルや活かせる経験がないからといってネガティブにならず、積極的にチャレンジすることをおすすめします。「未経験でもできる仕事8選！正社員就職成功のコツもご紹介します」のコラムでは、未経験からできる仕事に就く際の心構えや正社員になるコツを解説しているので、チェックしてみてください。

キャリアの選択肢が広がる

事務員として働き始めると、キャリアの選択肢が広がるのもメリットです。事務業務で得たコミュニケーション能力や問題解決力は、さまざまな職種や業界で活かせるでしょう。転職の際に、「急なトラブルが起きた際に、冷静に判断し被害拡大を防げた」といった具体的なエピソードを盛り込むことで説得力が上がり、採用担当者から好印象を得やすくなります。

事務員として就職するデメリット

事務員はワークバランスが取りやすかったり、未経験から始められたりするメリットもありますが、就職する際にはデメリットも考慮する必要があります。デメリットにも目を向けることで、ミスマッチを防げるでしょう。以下で、事務員として就職するデメリットを解説するので、前項で解説したメリットと比較してみてください。

ルーティンワークに飽きる可能性がある

事務員として働くデメリットは、ルーティンワークに飽きる可能性があることです。ルーティンワークは仕事を覚えやすいメリットもありますが、毎日同じような作業の繰り返しになることで飽きを感じる場合もあるでしょう。「新しいことに挑戦したい」「アイデアや工夫を活かせる仕事がしたい」という方は、ミスマッチを感じる可能性があるので、仕事に求めるものを明確にしたうえで選択することが大切です。

努力が評価につながりにくい

努力が評価につながりにくいのも、事務員として働くデメリットの一つです。事務の仕事は、会社の円滑な運営を支えるサポート業務が中心。そのため、営業職といったように直接的な利益を生み出す職種と比べると、個人の貢献度を数字で示すのは難しいでしょう。日々の努力や工夫が正当に評価されないと感じ、モチベーションの維持が難しくなる可能性があります。

事務員の仕事で役立つ資格

事務員の仕事では特別なスキルは求められませんが、資格を取得することで自身のスキルアップにつながったり、キャリアアップや転職にも有利に働いたりするメリットがあります。自分のキャリアプランや目標に合わせて必要な資格を選択し、計画的に学習を進めてみましょう。

以下で、事務員の仕事で役立つ資格を解説するので、参考にしてみてください。

日商PC検定

日商PC検定は、パソコンの操作スキルを証明する資格です。日商PC検定を取得することで、基本的な操作能力はもちろん、ビジネスシーンで必要な応用能力も身についたことを示せます。事務員の仕事ではパソコンを使う傾向があるため、取得すれば業務で役立つでしょう。

日商PC検定ではWordやExcel、PowerPointといったスキルを測ります。これらのソフトウェアは、企業で標準的に使用されている傾向があるため、実務で直接役立つスキルを習得できるでしょう。

日商簿記検定

日商簿記検定は、企業の経理や財務に関する知識を証明する資格です。事務員の種類によって経理事務や会計事務を担当する場合もあるため、簿記の知識は業務遂行に役立つでしょう。

また、経理以外の業務でも、簿記の知識があれば会社の財務状況を理解しやすくなります。「簿記が就職に有利なのは何級から？検定の難易度や資格を活かせる仕事を紹介」のコラムでは、簿記検定の種類と難易度や取得することで就職活動が有利になる理由などを解説しているので、取得するか検討する際に役立ててみてください。

事務員になるには？未経験から目指す際の3つの方法

事務員は就業するのに経験やスキルが必須でないうえに、ワークライフバランスが取りやすかったり、キャリアの選択肢が広がったりすることで応募者が集中する傾向があるため、内定を得にくいと感じる可能性があります。以下で、未経験から事務員への就職や転職を目指す際の方法を3つ解説するので、自分に合った方法を探してみてください。

1.派遣社員として働く

未経験から事務員を目指す際は、派遣社員として働く方法があります。派遣社員として実務経験を積めば、「即戦力になる」と判断され内定に近づく可能性があるでしょう。

派遣会社は短期契約の仕事もあるので、自分に合った仕事かどうかを試せるメリットがあります。一方、正社員よりも収入や待遇が下がる可能性があるため慎重に判断しましょう。

2.未経験歓迎の正社員求人を探す

未経験歓迎の正社員求人を探すことも、事務員を目指す有効な方法の一つです。 企業は即戦力だけでなく、将来性のある人材育成にも力を入れている場合があるため、未経験者を積極的に採用を行っていることがあるでしょう。

未経験歓迎の企業を探すには、視野を広げて求人を探してみるのがおすすめです。ただし、種類によっては、英語スキルや実務経験を求められる場合もあるので、しっかりと募集条件を確認してみましょう。

3.就職・転職エージェントを活用する

未経験から事務員を目指せるか不安な場合、就職・転職エージェントを活用するのも手です。就職・転職エージェントでは自分に合った求人を探してくれるので、ミスマッチを防げるでしょう。

履歴書や職務経歴といった応募書類の添削を行ったり、面接での質問の答え方やマナーといった対策も実施したりしています。自信がないまま選考に臨むと、「入社意欲が低いのでは」「頼りない」といったネガティブな印象を与える可能性があるため、前向きな気持ちで臨めるようプロのサポートを受けてみましょう。

「事務員として働きたいけど向いているか分からない」「自分に合った仕事がしたい」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブへご相談ください。ハタラクティブは、20代を中心にした転職・就職支援に特化しています。

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また、応募書類の添削や面接対策も実施しているので、自信をもって選考に臨めますよ。サービスはすべて無料なので、お気軽にご相談ください。

事務員を目指す方によくある疑問

ここでは、事務員を目指す方によくある疑問をQ＆A形式で解決します。