Web履歴書へ写真を貼り付ける方法は？データ化のノウハウや自撮りのコツ

就活中に、「Web履歴書の写真を貼り付ける方法が知りたい」「スマホで自撮りした写真データでも良いの？」と疑問を抱く方もいるでしょう。

Web履歴書の写真は、データ化が可能なフォトスタジオやスピード写真機で撮影するのがおすすめです。スマホの証明写真アプリを活用し、自撮りした写真を自分で加工する方法もあります。ExcelやWordのフォーマットを使用し、Web履歴書を作成するときは、「挿入」ボタンから照明写真のデータを選択すれば、簡単に貼り付けることが可能です。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの太田さんのアドバイスを交えつつ、Web履歴書に写真を貼り付ける際のポイントを解説します。証明写真を撮影するときの服装や身だしなみ、スマホで自撮りする際のコツもご紹介するので参考にしてみてください。

Web履歴書の写真を用意する4つの方法

Web履歴書に貼り付ける写真を用意するのは、実はとても簡単です。ここでは、Web履歴書を作成するのが初めての方も、簡単に写真を用意する方法を4つご紹介します。

1.写真館やフォトスタジオで撮影する

「せっかくならプロに任せたい！」という方には、写真館やフォトスタジオで撮影するのがおすすめです。プロの写真家は、あなたの魅力を最大限引き出せるよう気にかけながら撮影を行ってくれます。また、写真館やフォトスタジオであれば、照明や背景も就活用の写真に適したものを選んでもらえるでしょう。

撮影前に申し出れば、写真をデジタルデータで受け取れるため、Web履歴書にも簡単に使用できますよ。

2.データ化できるスピード写真機を利用する

Web履歴書の写真撮影には、駅やコンビニ、スーパーなどで見かけるスピード写真機も便利です。スピード写真機のなかには、写真のデータをメールで受け取れる機種もあるので、1度の撮影で印刷された写真とデータの両方を手に入れることができます。

スピード写真機は撮影の手軽さと仕上がりの速さが魅力。すぐにWeb履歴書の写真を用意したい場合におすすめです。

3.スマホのアプリを利用し自撮りする

Web履歴書の写真は、スマホのアプリで自撮りすることでも用意できます。「近くにスピード写真機がない」「写真代を節約したい」という方におすすめです。スマホで自撮りしたあとに証明写真に適した加工を施せば、自宅でプロ並みの写真を撮影できるかもしれませんよ。

ただし、撮影場所や背景などは、Web履歴書の証明写真として相応しい条件で撮影することが大切です。Web履歴書の写真を自撮りするコツは、「スマホで履歴書の写真を自撮りするときのコツ」で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

4.既にある証明写真をデータ化する

「以前に印刷した証明写真がまだ残っている」という場合は、それをスキャナーやスマホのカメラを使ってデジタルデータ化する方法もあります。もちろん、写真の状態が良好で現在の自分をきちんと表しているものであることが前提です。

なお、写真をスキャンする場合は、正しい位置で読み取れなかったり、画質が落ちたりする可能性も。また、スキャンしたデータをコンビニで印刷する際、写真用の用紙が用意されていない場合もあります。既にある証明写真をスキャンするときは、撮影した写真と同等の仕上がりになるか、事前に確認することが重要です。

Web履歴書に添付する顔写真は、あなたの第一印象を決める大切な要素の一つ。どれが自分にとって最善の方法かをよく考え、写真を準備しましょう。

Web履歴書に写真データを貼り付ける方法

Web履歴書を作成するときは、顔写真の欄に写真データを添付します。ここでは、Web履歴書へ写真を貼り付ける方法をご紹介。写真のサイズを確認したうえで、Word・Excel・PDFのうち、自分に合うやり方を参考にしてみてください。

写真データのサイズ

まずは、Web履歴書に貼り付ける写真のサイズを確認しましょう。一般的な履歴書の写真サイズは、縦40mm×横30mmです。写真の画像データをWeb履歴書にアップロードするときは、縦横の比率が4:3になるように、縦560px×横420px、もしくは縦600px×横450pxのどちらかのサイズに設定しましょう。企業からサイズを指定された場合は、それに合わせます。

Wordで履歴書を作成する場合

Wordで作成したWeb履歴書に写真データを貼り付ける場合は、「挿入」タブの「画像」機能を使います。パソコンに保存してある写真データを選択し、履歴書にドラッグ＆ドロップ、または「挿入」をクリックして挿入しましょう。

写真の位置とサイズの調整は、「レイアウトオプション」で行えます。「前面」を選択すると写真の移動が可能になるので、写真添付欄に合うようにサイズと位置を調節しましょう。

Excelで履歴書を作成する場合

Excelで作成したWeb履歴書に写真データを貼り付けるときも、基本的な流れはWordと同じです。「挿入」タブから「画像」を選び、写真データを選択すれば挿入できます。

Excelは選択したセルに合わせて写真の大きさが調整されるので、写真を貼り付けるセルを選んでから挿入するのがおすすめ。写真をクリックすれば、挿入後もサイズの変更や位置の移動が可能です。

PDFで履歴書を作成する場合

PDFでWeb履歴書を作成したい場合は、PDFファイル編集ソフトを使用します。写真を貼り付ける方法は使用する編集ソフトによって多少の違いはあるものの、ツールバーの「編集」から「画像挿入」を選択すれば挿入できるでしょう。

写真の貼付方法のほかにも、履歴書の選び方や書き方に疑問がある方は「履歴書はどこで買うべき？購入できる場所と選び方のポイントを解説します」のコラムを参考にしてくださいね。

また、職務経歴書について疑問がある方は、「職務経歴書は必要？分からないときの対処法や書くときの注意点を解説」のコラムもご覧ください。

Web履歴書をメールで送るときのマナー

ここでは、メールでWeb履歴書を企業に送るときのマナーをご紹介します。「相手に失礼のないようにWeb履歴書を送る方法が知りたい」とお悩みの方は、以下を読みながら準備を進めてみてくださいね。

企業から指定されたファイル形式で保存する

応募する企業が指定するファイル形式で、Web履歴書を保存することが大切です。多くの企業ではPDF形式を基準としていますが、なかにはWordやExcelを指定される場合もあります。特に指定がなければ、書式が崩れにくく比較的安全性の高いPDF形式で保存するのがおすすめです。

氏名や送信日をファイル名に入れる

メールでWeb履歴書を送るときは、ファイル名も重要です。「履歴書_氏名_2023××●●」のように、履歴書のファイルであること、自分の氏名、履歴書の送信日の3つをファイル名に記載しましょう。
企業の採用担当者は、多数の応募書類に目を通しています。そのなかからあなたの履歴書を見つけやすくするためにも、分かりやすいファイル名を入れるのがWebで履歴書を送るときのマナーです。

メールの件名に履歴書送付の旨と氏名を書く

メールの件名には、「履歴書ご送付の件／氏名（ふりがな）」または「●●職応募の件／氏名（ふりがな）」と記載しましょう。メールの件名もファイル名と同じく、「誰からどのような書類が送られてきたのか」が一目で分かるようにするのがポイントです。

なお、メールのやり取りを繰り返すと、件名の先頭に「Re:」が追加されますが、これは「同じ話題について話している」という目印になるので、削除せず返信しましょう。

メール本文の記入例

企業にメールでWeb履歴書を送るときの本文の書き方は、以下をご参照ください。

• 【メール本文の記入例】
• 株式会社●●●●
• 採用ご担当者様（担当者名が分かる場合は、「採用担当●●様」と記載）
•  
• はじめまして。●●●●と申します。
•  
• △△△（媒体名）にて貴社の求人情報を拝見し、介護職に応募させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
• こちらのメールに履歴書を添付させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
•  
• ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
• 何卒よろしくお願い申し上げます。
•  
• ====================
• 氏名
• 〒●●●-●●●●
• ●●県●●市●●町×丁目×番地×××号室
• 電話番号
• メールアドレス
• ====================

企業名は省略せず正式名称で書き、何を見て企業の求人情報を知ったのか、応募したい職種・部署などを記入します。メールでWeb履歴書を送る際の本文は、簡潔かつ丁寧な文章を心掛けましょう。

たとえば、「前職での介護職の経験を貴社でも活かせるのではと思い、応募させていただきました」のような短い文章で応募の経緯を記入するのは問題ありません。ただし、Web履歴書を送るメールでは、自己PRや職歴を長々と書かないよう注意が必要です。

パスワードを設定する

Web履歴書には個人情報が多く含まれているため、パスワードを設定してからメールを送信するのがおすすめです。上述したメール本文に、以下の一文を追加しましょう。

• 履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
  パスワードは、後ほど別のメールで送信いたしますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。

パスワードを知らせるために送るメールの例文は以下をご参照ください。

• 【パスワードを記入するメールの記入例】
• 株式会社●●●●
• 採用ご担当者様（担当者名が分かる場合は、「採用担当●●様」と記載）
•  
• 先程、履歴書を送付した●●●●と申します。
• 履歴書に設定したパスワードをお送りします。
•  
• —----------------------
• パスワード：●●●●
• —----------------------
•  
• お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
•  
• ====================
• 氏名
• 〒●●●-●●●●
• ●●県●●市●●町×丁目×番地×××号室
• 電話番号
• メールアドレス
• ====================

Web履歴書のファイルをパスワードで保護しておけば、万が一メールが他者に開かれても、あなたの個人情報を守ることが可能です。また、応募企業に対し、大切な情報を扱う場合のセキュリティ意識の高さや、ITリテラシーの高さを示せるでしょう。

就職・転職活動用のメールアドレスを使う

Web履歴書送付を含め、就職・転職活動中に使うメールアドレスは、プライベートで使用しているものとは別に用意しましょう。自分の名前を入れ、シンプルなメールアドレスを作成するのがおすすめです。

写真データを印刷して履歴書に貼り付けたいときは

ここでは、あなたが持っている写真データを印刷し、紙の履歴書に顔写真を貼り付ける方法をご紹介します。履歴書を面接の際に手渡し、または郵送する場合などにお役立てください。

コンビニのマルチプリンターで印刷する

多くのコンビニには、用途に合わせてさまざまな印刷ができるマルチプリンターがあります。マルチプリンターを利用すれば、手持ちのデジタル写真データを証明写真に変えることが可能です。

マルチプリンターで写真を印刷するときは、USBメモリを直接差し込むか、デバイスに保存した写真データを無線LANで繋ぎ、画面の指示に従って操作します。出来上がった写真は、はさみで切り取って、履歴書に丁寧に貼り付けましょう。

自宅のプリンターで印刷する

自宅にプリンターがある場合は、写真用紙を用意して印刷しましょう。文書を印刷する感覚で証明写真を印刷できるので、自由に何枚でも試し印刷ができるのがメリットです。写真編集ソフトや、オンラインの証明写真作成サービスを使用して、証明写真用にサイズを合わせて画像を調整しましょう。

履歴書を提出した後、結果通知が遅くて不安になることがあるかもしれません。そんなときは、「書類選考の合格結果が遅い理由とは？連絡が来ないときの対応策もご紹介！」のコラムで対応方法を確認してくださいね。

スマホで履歴書の写真を自撮りするときのコツ

アプリを利用し、手軽に履歴書の写真を用意したいと考える方もいるでしょう。ここでは、スマホで履歴書の写真を自撮りするときのコツをご紹介するので、参考にしながら撮影してみてください。

白い壁や布などの前で撮る

スマホで履歴書の写真を自撮りするときは、照明が当たる白い壁の前で撮影するのがおすすめです。白い背景の前で自撮りをすると、輪郭や表情がクリアになります。白い壁がない場合は、白い布や模造紙などを用意して壁に貼り付けると良いでしょう。

自撮り棒を活用する

市販されている自撮り棒を使えば、手元が安定しやすく、自然な表情をキープしながら撮影することが可能です。また、自撮り棒を活用すると、撮影時の手ぶれや服にシワが入るのも避けられます。自撮りをするときは、スマホと自分の距離や角度、撮影範囲は適切かなどを確認するのがポイントです。

自撮り棒を用意できない場合は、スマホのタイマー機能を使って撮影する方法もあります。撮影位置を確認してからスマホを固定し、写真を撮りましょう。

膝の上にレフ版や白い布を置く

スマホで自撮りするときは、顔に影がつきやすいのを避けるため、膝の上にレフ板（光を反射させる道具）や、白い布を置くのがおすすめです。顔や瞳に柔らかい光が当たり、よりフレッシュな印象になるでしょう。

なお、自撮りしたあとに、スマホの色調補正機能で写真の明るさを調整することも可能です。

証明写真を撮る際の服装・身だしなみ

履歴書の顔写真は、あなたの第一印象に大きな影響を与えます。この項では、履歴書の写真として相応しい服装と身だしなみを、男性・女性に分けて解説。撮影前に以下のポイントを押さえておきましょう。

男性の場合

証明写真を撮る際の、男性の適切な服装と髪型は以下のとおりです。ここでご紹介する身だしなみは、企業へ面接に行くときにも活かせる内容なので、ぜひ覚えておいてくださいね。

服装

男性は、シンプルで清潔感のあるスーツが基本です。ダークカラー（黒・紺・濃いグレー）のスーツに、白のシャツを合わせると、顔が映えて印象に残りやすいでしょう。ネクタイはブルー系やグレー系、えんじなど好みの色のなかから、派手な柄を避けるのが無難です。

髪型

男性は、前髪が目にかからない長さに整えるのがポイントです。耳元や襟足も短いほうが、清潔感がある印象になります。証明写真を撮影する前に、ヘアカットをしたり整髪料を使用したりして、きれいに整えましょう。

女性の場合

女性の場合は服装と髪型に加え、メイクにも気を配る必要があります。以下の内容を意識し、履歴書の写真を撮影してください。

服装

女性も履歴書の写真には紺や黒、グレーのジャケットを着用します。自分のサイズに合った、無地の白いブラウスを合わせるのが無難です。女性の場合、カットソーでも問題ありませんが、胸元が大きく開いていないものを着用しましょう。

髪型

女性が履歴書の写真を撮るときの髪型は、結べる長さであれば、後ろで一つにまとめるのが基本スタイルです。

ミディアム程度の長さで、顔に髪の毛がかかってしまう場合は、ハーフアップにしたりヘアピンを使用したりして、すっきりと整えると良いでしょう。前髪は、眉毛が見えるよう横に流すのがおすすめです。

メイク

就職・転職活動では、健康的な印象を与えるナチュラルメイクを意識しましょう。ファンデーションは素肌に近い色を選び、目元はブラウンやベージュのアイシャドウを使用するのがおすすめです。リップとチークは、薄いピンク色で血色の良さを出す程度に留めます。

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Web履歴書の写真に関するFAQ

ここでは、Web履歴書の写真に関する疑問にQ＆A形式で回答していきます。就職・転職活動にあたり、Web履歴書を提出する方は参考にしてみてください。