退職の意思を電話で伝えてもいい？伝え方のポイントと例文をご紹介！

退職について考えたとき、「電話で伝えてもいい？」「切り出し方が分からない」と悩む方もいますよね。何らかの事情で、退職の意思を直接伝えるのが怖いときや出社できないとき、電話で伝えられたら少し気持ちが楽になると思います。

退職の意思は「直属の上司に直接伝える」のが一般的ですが、電話で伝えても法的に問題はありません。電話で伝える際は、上司の忙しい時間帯を避けたり簡潔に伝えたりするなど、マナーを守ることが大切です。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの太田さんのアドバイスを交えつつ、退職の意思を電話で伝えるときの伝え方のポイントや切り出し方の例文をご紹介します。また、電話で退職の意思を伝えたあと、必要な手順についてもまとめているので、参考にしながら円満退職をしましょう。

退職の意思を電話で伝えてもいい？

退職の意思を伝えるとき、多くの方は「直属の上司に直接伝える」という方法を考えるでしょう。しかし、何らかの事情で直接伝えるのが怖いときや出社できないとき、「電話で伝えられたら…」と悩む方もいますよね。

ここでは、退職の意思を電話で伝えてもいいのか、また、電話で伝えた方が良い状況についてまとめました。

法的には問題ないが直接伝えるのが一般的

退職の意思を電話で伝えることは、法的に問題はありません。「民法第627条」では、「雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。」と定められています。仕事を辞める2週間前までに退職意思の表示が必要で、その伝え方は明記されていないのです。

しかし、退職の意思は直属の上司に直接伝えるのが一般的なマナーとされています。やむを得ない事情がない限りは、直接申し出た方が良いでしょう。電話で伝えるのは、あくまでイレギュラーな場合のみだと心に留めおいてください。

参照元
e‐GOV法令検索
民法

退職の意思を電話で伝えた方がいい状況

退職の意思は可能な限り直接伝えるのがマナーといえますが、以下のような状況の場合は電話で伝えた方が良いでしょう。

ハラスメントを受けており退職を伝えるのが怖いとき

職場でパワハラやセクハラなどのハラスメントを受けている場合は、退職の意思を電話で伝えることとなってもやむを得ないでしょう。ストレスから心身に影響が出ている場合、出社するのも難しい状況の方もいます。「直接伝えなければ」と無理をして、心身への負担を増やすのは得策とはいえません。

また、直属の上司がハラスメントの加害者の場合は、それより上の役職の人や人事担当者宛に電話をすると良いでしょう。

上司になかなか会えないとき

退職の意思を伝えたくても、直属の上司が多忙でなかなか会えなかったり、社内にいること自体が少なくタイミングが合わなかったりするときもあるでしょう。そのような場合は、会えるまで待つより電話で伝えた方が、忙しい上司にとっても都合が良いといえます。

退職の意思を電話で伝えるときの4つのポイント

やむを得ない事情で退職の意思を電話で伝える際は、忙しい時間帯を避けたり話が長くなり過ぎないよう配慮したりする必要があります。ここでは、退職の意思を電話で伝えるときの注意点を4つご紹介するので、電話で退職の意思を伝えるときは念頭に置いておきましょう。

1.忙しい時間帯を避けて電話する

退職の意思を電話で伝えるときは、忙しい時間帯は避けましょう。相手の業務が比較的落ち着いていて、時間に余裕のある時を見計らうことが重要です。業務が立て込みがちな午前中や休憩明け、業務終了間際などを避けて電話するのをおすすめします。

2.退職の申し出が電話であることをお詫びする

退職の申し出は、上司に会って直接話すのが一般的とされています。なかには、電話で退職の申し出をすることに対して、快く思わない方もいるでしょう。したがって、やむを得ない事情があったとしても、まずは直接話せない点のお詫びが必要となります。

3.退職理由は電話が長くなり過ぎないよう簡潔に伝える

電話が長くなり過ぎないよう、退職理由は簡潔に述べるのがポイントです。必要以上に細かく伝えてしまうと、長電話になってしまうほか、話し合いを提案されたり引き止めにあったりして、スムーズに退職できない恐れがあります。

退職理由を明確に伝える義務はありません。聞かれたときは、「家族の事情」「体調不良」など大まかに伝えておきましょう。

4.トラブルを避けるため電話の内容は録音しておく

退職する旨を電話で伝えるときは、相手に断りを入れたうえで通話を録音しておくのがおすすめです。これによって、話し合ったあとに「双方の認識が異なっていた」「誤解があった」といったトラブルを避けられます。

また、録音しておけば通話内容を確認できるので、忘れたり聞き逃したりしても対応できるでしょう。

退職の意思を電話で伝える際の切り出し方例文

退職の意思を電話で伝えたいと考えても、その切り出し方に悩む方は多いですよね。あらかじめ伝えたいことをまとめておかないと、自分の言いたいことが伝わらず、スムーズに退職できない可能性もあります。

ここでは、電話で退職したい旨を伝える際の切り出し方を、例文を用いてご紹介。電話での伝え方で悩んでいる方は、参考にしてください。

退職理由を具体的に述べない場合

先述したとおり、上司に退職理由を具体的に伝える必要はありません。人間関係やキャリアアップなどの自己都合による退職の場合、「一身上の都合により退職したい」とシンプルに伝えましょう。その場合は、以下のような切り出し方がおすすめです。

• 【例文】
• 「お忙しいところ、突然申し訳ございません。今後の勤務に関してご相談したいことがあり、お電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか。
• 実は私事で恐縮ですが、一身上の都合により退職させていただきたいと考えております。本来であれば直接お会いしてお話しするべきところ、お電話でのお伝えとなってしまい申し訳ございません」

まずは、突然の電話となったお詫びと相談がある旨を伝えます。そして、一身上の都合で退職したいことを伝え、電話での申し出となったことをお詫びするのがスムーズな流れです。「退職の意思を電話で伝えるときの4つのポイント」でも先述したとおり、ここで詳細な理由を聞かれても詳しく話し過ぎないよう注意しましょう。

体調不良や病気を理由に退職する場合

体調不良や病気療養で退職するときは、上司から休職を提案される可能性があります。退職の意思をはっきり伝えるために、診断結果や症状の説明ができるよう準備しておきましょう。

• 【例文】
• 「お忙しいところ、突然申し訳ございません。今後の勤務に関してご相談したいことがあり、お電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか。実はここ最近体調不良が続いており、回復が見込めなかったため病院で検査した結果、残念ながら復帰することが難しい状況と診断を受けました。
• そのため、医師とも相談のうえ、体を第一に考えて退職させていただきたくご連絡したしました。本来であれば直接お会いしてお話しするべきですが、体調不良により出社することが叶わず、お電話でのお伝えとなってしまい申し訳ございません」

差支えない範囲で病状を伝え、医師と相談した旨や長期療養が必要な旨などをあわせて説明すると、相手側も納得しやすいでしょう。また、退職前に欠勤や早退が続いていたときは、その旨もあわせてお詫びをする必要があります。

早期退職となる場合

入社したばかりで早期退職を余儀なくされる場合もあります。これまでと同様に、「退職の連絡が電話となったことのお詫び」とあわせて、「早期退職となったお詫び」も伝えましょう。

• 【例文】
• 「お忙しいところ、突然申し訳ございません。今後の勤務に関してご相談したいことがあり、お電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか。実は私事で恐縮ですが、一身上の都合により退職させていただきたいと考えております。
• 先日入社したばかりにも関わらず、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。また、お電話でのお伝えとなってしまったことも、あわせてお詫び申し上げます」

入社して間もない状況であれば、「もう少し勤務を続けてから判断しては？」と上司に引き止められる場合があります。引き止めに応じて退職を引き延ばさないためにも、「仕事を辞めたい相談」ではなく「決定事項」として伝え、強い意思を示すことが大切です。

電話で退職の意思を伝えたあと必要なこと

退職の意思を電話で伝えたあとは、会社の備品を郵送したり業務の引き継ぎを行ったりするなど、必要な作業が何点かあります。対面で退職の意思を伝えたときとは異なる点もあるため、以下を参考に次のステップへの準備を進めましょう。

退職届と会社の備品を郵送する

退職の意思を電話で伝えて了承を得たら、退職届を郵送しましょう。退職届は必須ではありませんが、退職の意向を正式に会社に伝える大切なものです。意思表示の証拠にもなるので、提出しておいた方が安心でしょう。トラブルを避けるため、退職届を郵送する際は内容証明郵便を利用するのがおすすめです。

また、会社から支給された社員証や健康保険証、パソコン、携帯電話などの備品も忘れずに返却する必要があります。あらかじめ電話で、返却が必要なものや郵送先を確認しておくと良いでしょう。

業務の引き継ぎを行う

電話で退職の意思を伝えて出社の必要がなくなったとしても、業務の引き継ぎは必要となります。資料を作成してメールで送ったり、必要に応じて電話で説明するとスムーズに引き継げるでしょう。

しかし、引き継ぎの作業は時間が掛かるため、退職を決めた時点で計画的に進めておくと、辞める前に慌てず済みます。

関係者へ退職の挨拶をする

仕事を辞める前は社内外の関係者や取引先に、感謝の気持ちを込めて退職の挨拶をするのがマナーです。

直接会って挨拶するのが理想的ですが、やむを得ない事情で難しい場合は、メールや手紙で退職の旨を伝えると良いでしょう。取引先に挨拶をする注意点として、今後のスケジュールや後任が決まり、上司の許可を得てから行うことを覚えておいてください。

退職関連の書類を受け取る

退職後は社会保険や年金などの手続きに必要な書類が送られてくるので、漏れなく受け取ることが大切です。退職してから2週間以上経過しても書類が届かないときは、務めていた会社に問い合わせましょう。

「問い合わせても分からない」「なかなか書類を送付してもらえない」といった場合は、ハローワークや税務署へ相談してみてください。退職後の手続き全般については、「会社を辞めたあとにやることを解説！退職後は保険や税金の手続きをしよう」のコラムが参考になります。

電話で退職したあと適職に就くためのコツ

退職したあと前向きな気持ちで次の一歩を踏み出すためには、退職した理由としっかり向き合うことが大切です。ここでは、対象後に適職に就くためのポイントをまとめました。

退職した理由としっかり向き合う

退職の意思を電話で伝えたのは、直接伝えられないようなやむを得ない事情があるということです。ここで重要なのは、「なぜ退職を選択したのか」をしっかり分析して向き合うこと。退職の理由をしっかりと振り返ることで、「どのような仕事環境が自分に合うのか」「将来何を達成したいのか」などが明確になり、新しい職場選びに活かせます。

また、退職理由がネガティブなものであっても、転職活動では前向きな姿勢を見せることが必要です。「前職を退職して何を学んだのか」「転職先で何を活かせるのか」を考え、伝えられるよう準備しましょう。

転職エージェントを活用する

「自分に合った仕事が分からない」「転職しても同じ理由で退職しないか不安…」といった方は、転職エージェントを活用するのがおすすめです。転職エージェントでは、求職者の職務経歴やスキル、希望条件に合った求人を紹介しています。

ほかにも、履歴書や職務経歴書の添削、面接練習など、転職活動に関するさまざまなサポートを受けられるのが特徴です。

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退職の旨を電話で伝えるときのFAQ

ここでは、退職の意思を電話で伝えるときの質問に、Q＆A形式で答えていきます。