折り返し電話をするときに適切な時間帯は？マナーや伝えるときの例文を解説

就職活動を始めると、企業とやり取りをする機会が増えるなかで電話がとれなかったり、気づかなかったりすることもあるでしょう。折り返すときの適切な時間帯やマナーがわからないと、「夜に折り返すと失礼にあたるのでは」「採用に影響するのでは」と不安になりますよね。

企業から電話が来た場合は、できるだけ早く折り返すのが基本です。しかし、夜に不在着信に気づいた場合は、担当者が退社している可能性があるので、翌営業日に折り返せば問題ありません。企業とやり取りをする際は、臨機応変な対応を促しつつ、相手への配慮も忘れないことが大切です。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの北島さんのアドバイスを交えながら、電話を折り返すときに適切な時間帯のマナーを解説。また、電話の流れを例文つきで分かりやすくご紹介します。

電話のマナーを知っておくと、就職活動だけでなく就職後のビジネスシーンにも役立つため、ぜひ参考にしてみてくださいね。

折り返しの電話をするときの適切な時間帯

折り返しの電話をする時間帯は、一般的には平日の午前10時～午前11時半、午後2時～午後4時が最適な時間帯とされています。この時間帯は、多くの企業で比較的落ち着いて対応できる時間だからです。

企業への電話は、単なる用件を伝えるだけでなく、あなたのビジネスマナーや相手への配慮が試される場でもあります。相手の業務を妨げないよう、こうした時間帯を意識することは重要です。

相手の業務を妨げないという配慮を示すためにも、適切な時間を選びましょう。

夜に電話に気づいたら翌日以降に折り返すのが基本

夜になってから不在着信に気づくと、「今電話を折り返していいのかな」と悩んでしまいますよね。しかし、このような場合は、翌日以降に折り返しましょう。また、次の日が休日や企業の休業日であれば、翌営業日で問題ありません。

会社にもよりますが、夜は就業時間外であり、多くの社員は帰宅しています。担当者も不在の可能性が高いだけでなく、営業時間外の折り返しを良く思われない場合もあるようです。

折り返しの電話は気づいたらすぐに対応するのが望ましいですが、状況に応じて判断することを心がけましょう。

避けるのが望ましい時間帯

電話をかける際には、相手の業務リズムを考慮することが大切です。以下の時間帯は避けるのがマナーとされています。

これらの時間帯を避けることで、相手の業務を妨げることなく、スムーズに話を進めやすくなります。もし、企業側から「折り返しの電話をするのに都合の良い時間はありますか？」と尋ねられた際に、応募者が「いつでもご都合のよろしいお時間で構いません」と伝えると、より丁寧な印象を与えられますよ。

また、特定の時間帯に予定が入っている場合は、「午前中でしたらいつでも可能です」など、具体的な選択肢を伝えてもOKです。

電話に出られなかった…折り返しするときのマナー

ここでは、電話を折り返すときに知っておきたいマナーをご紹介します。就職・転職活動中だけでなく、ビジネスシーンでも役立つ内容なので確認してみてください。

1.気づいたら早めに折り返しする

応募先企業から不在着信が入っていることに気づいたら、早めに折り返すのが望ましいでしょう。なぜなら、折り返しするまでに時間がかかってしまうと、先方が求めている情報を伝えられず、関連業務が停滞してしまう恐れがあるためです。

また、折り返しの電話を忘れてしまうと、先方に「マナーがなっていない」とマイナスイメージを抱かれてしまう懸念もあります。折り返せる時間帯かを確認し、無理のない範囲で早めに連絡を入れるようにしましょう。

2.丁寧な言い方を心がける

電話の折り返しをする場合は、ビジネスの場で使うような丁寧な言葉遣いを心がけましょう。電話での言葉遣いや振る舞いによって、担当者が抱く印象は大きく異なります。

一人称が「私（わたし）」ではなく「自分」や「俺」だったり、「さっき」「すいません」といった話し言葉を多用したりすると、基本的なマナーや言葉遣いをわきまえていないと判断されてしまう恐れがあるでしょう。

電話に苦手意識があったり、慣れていなかったりすると、緊張や焦りから正しい言葉が使えないこともあるかもしれません。普段から電話を使う機会を増やしたり、会話のなかに丁寧な言葉を盛り込んだりして、電話に慣れておくのがおすすめです。

3.明るいトーンでハキハキと話す

電話を折り返しするときは、普段より明るいトーンで、ハキハキと話すことを意識してみてください。電話では相手の表情やリアクションが見えないぶん、小さな声や不明瞭な声のトーンでは、言いたいことが伝わらなかったり、暗い印象を与えてしまったりする恐れがあるでしょう。

やわらかい表情や笑顔で対応すると、声のトーンが自然に明るくなります。これにより、緊張が和らぎ、ゆっくりとハキハキ話せるようになるでしょう。

声のトーンは、相手に与える印象を大きく左右するので、自信をもって堂々と話せるよう練習をしておくのがおすすめです。電話対応だけでなく、面接でも明るくハキハキとした話し方をすることで、コミュニケーション能力が高いという印象を与え、採用担当者から評価される可能性があるでしょう。

「面接練習は必要？やり方は？効果的に進める方法や意識すべきポイントを解説」のコラムでは、面接練習をするメリットや意識すべきポイントをまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

4.情報は復唱して聞き間違いを防ぐ

電話では、伝えられた情報は必ず復唱して聞き間違いを防ぐことが大切です。応募先の企業へ電話の折り返しをすると、面接の日程や場所といった大事な内容を伝えられる可能性があります。

もし情報を誤って把握してしまうと、最悪の場合、選考に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。

「はい、面接日時は△月△日△曜日の△時でございますね」 のように丁寧に復唱することで、ミスの防止になります。また、相手にも正確に情報が伝わったことが確認でき、安心感を与えられるでしょう。

5.静かな場所で折り返す

折り返し電話をする際は、必ず周囲の雑音が少ない静かな場所を選びましょう。カフェや電車内などの騒がしい環境では、相手に失礼になるだけでなく、重要な情報を聞き逃す可能性があります。

自宅や静かな場所に移動してから電話すると、集中して会話ができます。周りの騒音がないことで、相手はあなたの声をクリアに聞き取れるため、スムーズなコミュニケーションにつながるでしょう。

6.相手が電話を切るのを待つ

電話を終える際は、必ず相手が先に電話を切るのを待ちましょう。これは基本的なビジネスマナーであり、特に就職活動中は重要なポイントです。

「お電話ありがとうございました」といった締めの言葉を述べたあとも、すぐに電話を切るのは適切ではありせん。相手が「失礼いたします」などと言ってから、電話を切るようにしましょう。

応募者側が先に電話を切ってしまうと、相手に「まだ話があったかもしれないのに」「誠意がない」といったマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。相手が電話を切ったことを確認してから、静かに受話器を置くように心がけましょう。

電話を折り返しする前に準備しておくべきこと

折り返しで電話を掛けるときは、事前に「電話に適した環境か」「電話に必要な準備はできているか」を確認しておくと安心です。以下で事前に準備しておくべき内容を紹介しているので、参考にしてみてください。

1.留守番電話の内容を確認する

電話を折り返しする前に、留守番電話の内容をしっかり確認しておきましょう。担当者名や、どのような用件かに言及されている可能性があるためです。用件を理解し、必要な情報を事前に整理できればスムーズに話を進められます。

留守番電話の内容を確認しておかないと、先方に同じ話を繰り返させることになってしまい、手間をかけさせてしまい、不信感を与えてしまう可能性もあるでしょう。

メモを取りながら聞くと、重要なポイントを見逃さずに済みます。たとえば、面接の日程や場所、担当者名など聞き取れなかった部分があれば、折り返し時に確認する項目としてメモしておきましょう。 こうすることで、電話口で慌てることなく、落ち着いて対応できますよ。

2.折り返しの電話を避ける時間帯か確認する

電話を折り返す前に、避ける時間帯ではないか確認することが大切です。先述したように、折り返しの電話は、できるだけ早めに行うのが望ましいですが、タイミングによってはマナー違反に思われる可能性があります。

また、留守番電話に「△時以降に連絡ください」といった時間指定があった場合は、それに従いましょう。 指定された時間を無視して電話をかけてしまうと、相手の都合を無視した行動と見なされ、あなたの印象を悪くしてしまうかもしれません。

電話をかけるタイミングに配慮することは、あなたのビジネスマナーと相手への細やかな気配りを示す重要なポイントです。こうした小さな積み重ねが、採用担当者に良い印象を与え、評価にもつながるでしょう。

3.電話に適した環境に移動する

電話に適した環境に移動してから電話を折り返すのがマナーです。電波は通話に支障がない状態になっているか、目立った雑音はないかなど、周囲の環境が電話に適したものであるかを確認しましょう。

通話に適切な環境が整っていないと、スムーズに話が進まず、双方ストレスを感じてしまうでしょう。また、周囲が騒がしい環境から電話をすることで、「気遣いができない」といった印象を与えてしまうことも。急いで電話をする場合も、最低限の環境が整っているか確認を怠らないようにしましょう。

4.必要書類やメモを用意する

電話を折り返す前に、必要書類やメモを準備しておくことが大切です。選考に関する大切な情報を聞き逃さないように、メモと筆記用具は必ず手元に用意しておきましょう。

万が一、電話口で伝えられた情報を忘れてしまうと、再度電話をかけ直すことになり、相手に手間をかけてしまいます。「この人は話を聞いていない」とマイナスな印象を与えかねません。

また、手元に履歴書や職務経歴書を置いておくと、相手が「△△の経験について詳しく教えていただけますか？」と聞いてきた際にも、スムーズに答えられるでしょう。事前の準備は、聞き間違いを防ぐだけでなく、真剣さや誠意を伝えることにもつながります。こうした小さな準備が、採用担当者からの信頼を得るための第一歩になりますよ。

5.話す内容や質問をまとめておく

電話をかける前に、話す内容や質問を事前にまとめておきましょう。電話が繋がった際に慌ててしまい、伝えたいことが抜けてしまったり、しどろもどろになったりするのを防ぐためです。

特に、以下の3つのポイントをメモにまとめておくとスムーズです。

• ・自己紹介と電話の目的
• ・用件の確認
• ・確認事項

「△△大学を卒業した△△（自分の名前）と申します。採用のご担当者様よりお電話をいただいたため、折り返しご連絡いたしました」といったように、簡潔に名乗る練習をしておきましょう。

また、留守番電話の内容を聞いて、用件が「面接日程の調整」なのか、「選考結果の連絡」なのかを事前に把握しておきます。

もし、留守番電話のメッセージが聞き取れなかったり、不明瞭だったりする場合は、「恐れ入りますが、もう一度ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」といった質問を用意しておくと、正確な情報を得られますよ。

これらを事前に準備しておくだけで、落ち着いて電話に臨めるうえに相手にも良い印象を与えられます。また、話し忘れを防げ、簡潔かつ的確なコミュニケーションがとれるでしょう。

質問は優先順位をつけて、重要なものから順に尋ねるよう心がけることも大切です。相手の時間を尊重する姿勢が、良好な関係構築につながるでしょう。

6.電話番号の確認する

電話を折り返す前に、着信履歴を確認して、先方の電話番号を確認しておきましょう。留守番電話がなく、どこからの電話かわからない場合は、インターネットで検索したり、説明会などでもらった資料を確認したりすると企業名が判明することが多いようです。

電話をかけてきた企業や電話番号がわからないままでは、相手からの再度の連絡を待つしかなく、用件を知るまでに時間がかかってしまいます。

また、「なぜ折り返してくれないのだろう」と相手に不信感を与えてしまう可能性も。電話番号は事前にしっかり確認しておくと安心です。

選考後なかなか連絡がなく不安になったときは、「書類選考の合格結果が遅い理由とは？連絡が来ないときの対応策もご紹介！」のコラムを読んで対処法を確認してください。

【例文】ビジネスシーンにも役立つ！電話を折り返すときの流れ

電話を折り返す際の正しい手順は、まず名乗り、用件を伝えて内容を確認します。一連の流れを押さえておくと、スムーズな電話対応が可能になるでしょう。

以下で、電話を折り返すときの流れと例文を解説するので参考にしてみてください。

1.自分の名前を名乗り担当者につなげてもらう

電話を折り返す最初のステップは、自分の名前をはっきり名乗ることから始まります。相手に誰からの連絡かをすぐに理解してもらえるため、コミュニケーションがスムーズに進みます。

また、どの会社からかも伝えると、より丁寧な印象となるでしょう。相手の時間を尊重する姿勢も大切です。

担当者の名前を伝えるとスムーズにつながる

担当者の名前を最初に伝えることで、取り次ぎがスムーズになります。「△△（担当者名）様をお願いします」と具体的に伝えれば、相手は迷わず適切な人物に電話を回せます。

もし担当者の名前がわからない場合は、「△△について対応されている方」というように用件を伝えると良いでしょう。そうすることで電話口の人が状況を判断しやすくなり、迷わずスムーズに取り次いでもらえます。

例文

「お世話になっております。△△会社の△△（自分の名前）と申します。先ほどお電話をいただき、折り返しのお電話をさせていただきました。△△（担当者名）様はいらっしゃいますでしょうか？」

2.担当者に名前と用件を伝える

担当者に電話がつながったら、再度自分の名前と会社名を名乗りましょう。続けて、折り返しの電話であることを伝え、具体的な用件に入ります。

用件を伝えるときは、簡潔かつ明瞭に話すことがポイントです。長々と話すと要点が伝わりにくくなるため注意しましょう。相手の質問に答えられるよう、必要な情報は事前に準備しておくと安心ですね。

例文

お世話になっております。△時ごろにお電話をいただいた、△△職の選考を受けている△△（自分の名前）と申します。先ほどはすぐにお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。ただ今、お時間よろしいでしょうか？」

3.メモをとった内容や決定事項を復唱する

会話の終わりに、重要なポイントや決定事項を復唱することが大切です。これにより情報の誤認を防ぎ、双方の認識を合わせられます。「それでは確認させていただきます」と前置きしてから要点をまとめると丁寧な印象になるでしょう。相手の反応を確認しながら進めることで、漏れや間違いを防止できます。

例文

「それでは確認させていただきます。次回の打ち合わせは来週水曜日の午後2時から、御社の会議室Aで行うことになりました。こちらの認識で間違いないでしょうか？」

4.電話を切る

電話を切る前には、忙しいなか対応してくれた担当者に対するお礼の言葉を伝えます。また、話が終わった途端に自分から電話を切るのは避け、先方が電話を切るのを待ちましょう。

ただし、双方電話を切らずに間が空いてしまったときは、自分から電話を切っても問題ありません。電話を切る際の音も静かに置くよう心がけましょう。電話対応の最後まで丁寧さを忘れないことが重要です。

初めて就職活動をする方は、電話のやり取りを含めて慣れないことが多いでしょう。しかし、基本的には丁寧な対応を心がければ問題はありません。

これから正社員を目指す方は、「既卒で正社員になるのは難しい？おすすめの職種や成功させるポイントを解説」のコラムで既卒から正社員就職を成功させるためのポイントを紹介しちえるので、あわせてご覧ください。

例文

「本日はお忙しいところ、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。」

【場面別】折り返しの電話の正しい対処法

企業へ折り返しの電話をするときに、相手が電話に出なかったり、不在だったりするケースもあるでしょう。正しい対処法を知っておけば、落ち着いて対応できるうえに、相手にビジネスマナーが身についていることもアピールできます。

以下で、折り返しの電話の正しい対処法を場面別に解説するので、チェックしてみてください。

折り返し電話がつながらなかった場合

一度電話を切り、1～2時間程度時間を空けてから、再度かけ直すのが良いでしょう。相手が電話に出ない場合でも、連続して3回以上コールするのは避けましょう。相手に「しつこい」「急いでいるのだろうか」といった不信感や圧迫感を与えてしまう可能性があります。

15～30分おきにかけ直すのは、相手が会議中や移動中など、一時的に電話に出られない状況にある可能性を考慮すると、少し頻繁すぎるかもしれません。つながらない場合は、留守番電話を残したり、メールで連絡を入れたりする方法に切り替えることも検討してみてください。

留守番電話に用件を残す際は、「△△（自分の名前）と申します。先ほどお電話をいただいたため、折り返しご連絡いたしました。お電話がつながらなかったため、後ほど改めてお電話させていただきます」と簡潔に伝えます。この一言があるだけで、相手への気配りをアピールできますよ。

担当者が不在だった場合

折り返しの電話をした際、担当者が不在だった場合は、「再度こちらから電話をする」か「担当者からの折り返しを待つ」のいずれかの対応をしましょう。

電話口の担当者から「席を外しております」「本日は不在です」などと伝えられたら、「△△（担当者名）様が戻られるのは、何時ごろでしょうか？」と確認し、再度電話をかける旨を伝えます。

また、「恐れ入りますが、△△（担当者名）様が戻られましたら、△△（自分の名前）から折り返し電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか。電話番号は△△△です。」と伝言をお願いしましょう。

どちらを選ぶべきか迷った際は、「△△（担当者名）様が戻られましたら、改めてこちらからお電話してもよろしいでしょうか？」と電話口の担当者に相談し、指示を仰ぐのがスムーズで丁寧な方法です。

留守番で「またかけます」と伝えられた場合

相手から「またかけます」と言われた場合は、基本的に相手からの連絡を待ちましょう。このとき、「いつごろお電話いただけるか」を確認しておくと予定が立てやすくなりますよ。

ただし、連絡を待つ際は、可能な限り電話に出られる状態を維持することが大切です。もし別の用事で電話に出られない可能性がある場合は、その旨を先に伝えておくと誠実な印象を与えられるでしょう。

担当者がわからなかった場合

担当者がわからない場合は、まず用件を簡潔に伝え、「どなたにおつなぎいただけますか？」と尋ねるのが効果的です。電話口の担当者がわからないと返答した場合は、「この件は、御社ではどの部署がご担当になりますでしょうか？」と尋ねましょう。

このとき、自分の名前と会社名を名乗り、要件を簡潔に伝えると、適切な担当者につながりやすくなります。相手の状況に配慮し、焦らず丁寧に話すことで、スムーズに目的を達成できるでしょう。

内容がよく聞き取れなかった場合

電話で相手の声が聞き取れない場合は、そのままにせず、「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか」と率直に伝えましょう。 聞き直すことをためらうかもしれませんが、理解したふりをして曖昧な返事をすると、内容を誤解したまま話が進み、後々大きなトラブルに発展する可能性があります。

たとえば、面接日が「来週の△曜日」と聞こえたが、本当は「再来週」だった場合、曖昧なままにしておくと、約束の日を間違え、応募先企業に迷惑をかけてしまいかねません。

聞き取れない原因が回線状況であれば、「電波が悪いようですので、場所を変えてからかけ直してもよろしいでしょうか」などと提案するのも有効です。 また、専門用語や固有名詞は、「恐れ入りますが、△△の部分をもう一度お願いできますか」のように、具体的に確認すると正確な情報を得られるでしょう。

聞き返すことは、相手の話を真剣に聞いているという熱意や、責任感のある誠実な姿勢を示すことにもつながります。 勇気を出して一言確認することで、スムーズなコミュニケーションを築けるでしょう。

【まとめ】企業とのやり取りが不安ならエージェントに頼ろう

就職活動の場で丁寧な電話対応をすることで、社会人としての振る舞いやマナーが高評価を得られる可能性があります。選考に直接関係するわけではありませんが、正しい電話の折り返し方を身につけておけば、より就職活動をスムーズに進められるでしょう。

「電話が苦手で折り返しに自信がない…」「就職活動したいけど企業とのやり取りを避けたい」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブのご利用をご検討ください。ハタラクティブは、20代や30代の若者の就職・転職活動支援に特化した就職・転職エージェントです。

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また、応募書類の添削や模擬面接といった選考対策や、企業とのやり取り代行もお任せください。電話やメールのマナーが不安という方も、集中して就職活動に取り組めるでしょう。 サービスはすべて無料のため、ぜひお気軽にご相談ください。

就活中に電話を折り返すときのFAQ

ここでは、就職活動中に応募先企業へ電話を折り返す際によくある疑問をQ＆A形式で解決します。