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電話の折り返し方を知ろう!基本的なマナーや会話の流れを解説

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この記事のまとめ

  • 電話の折り返しをするときは、なるべく早めに折り返すようにしよう
  • 電話では、丁寧な言葉遣いと明るいトーンを意識すると好印象につながりやすい
  • 電話を折り返しする前に、留守電の内容を確認して必要書類やメモを用意すると良い
  • 電話を折り返しするなら、「始業や終業時間の間近」「昼休み前後」の時間は避けよう

「電話の折り返し方が分からず不安…」という方もいるのではないでしょうか。普段あまり電話を使う機会がないと、電話でのマナーや振る舞いが分からず悩んでしまいますよね。

就活中に企業から電話が来た場合は、折り返す前に基本的なマナーを確認しておくと、実際に電話を掛けたときに慌てずに対応できる可能性が高まります。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの北島さんのアドバイスを交えながら、電話を折り返すときのマナーや、電話をする前に確認しておきたい準備事項について解説。また、電話の流れを例文つきで分かりやすくご紹介します。

電話のマナーを知っておくと、就活だけでなく就職後のビジネスシーンにも役立つため、ぜひ参考にしてみてくださいね。

電話に出られなかった…折り返しするときのマナー

電話に出られなかった…折り返しするときのマナー

  • 1.気づいたら早めに折り返しする
  • 2.丁寧な言い方を心掛ける
  • 3.明るいトーンでハキハキと話す
  • 4.情報は復唱して聞き間違いを防ぐ

ここでは、電話を折り返すときに知っておきたいマナーをご紹介します。就活・転職活動中だけでなく、ビジネスシーンでも役立つ内容なので、ぜひ確認してみてくださいね。

1.気づいたら早めに折り返しする

不在着信に気づいたら、早めに折り返しするのがおすすめ。なぜなら、折り返しするまでに時間が掛かってしまうと、先方が求めている情報を伝えられず、関連業務が停滞してしまう恐れがあるためです。

また、折り返しの電話を忘れてしまうと、先方に「マナーがなっていない」とマイナスイメージを抱かれてしまう懸念もあります。上記のリスクを回避するためにも、できるだけ早めの折り返しを心掛けましょう。

ただし、詳しくは後述しますが、折り返し電話を掛けるべきではない時間帯が存在します。「2.折り返しの電話をしないほうが良い時間帯の把握」を参考に、適切な時間帯に電話を掛けましょう。

夜に電話に気づいたら翌日以降に折り返そう

夜になってから不在着信に気づくと、「今電話を折り返していいのかな」と悩んでしまいますよね。しかし、このような場合は、翌日以降に折り返しましょう。また、次の日が休日や企業の休業日であれば、翌営業日で構いません。

会社にもよりますが、夜は就業時間外であり、多くの社員は帰宅しています。担当者も不在の可能性が高いだけでなく、営業時間外の折り返しを良く思われない場合もあるようです。
折り返しの電話をするのは、早ければ早いほど良いというわけではありません。状況に応じて、「いつ折り返しするか」を判断しましょう。

2.丁寧な言い方を心掛ける

電話の折り返しをする場合は、ビジネスの場で使うような丁寧な言葉遣いを意識することが重要です。電話での言葉遣いや振る舞いによって、担当者が抱く印象は大きく異なります。一人称が「俺」だったり、「さっき」「すいません」といった話し言葉を多用したりすると、基本的なマナーや言葉遣いをわきまえていないと判断されてしまう恐れがあるでしょう。

電話に苦手意識があったり、慣れていなかったりすると、緊張や焦りから正しい言葉が使えないこともあるかもしれません。普段から電話を使う機会を増やしたり、会話のなかに丁寧な言葉を盛り込んだりして、電話に慣れておくのがおすすめです。

3.明るいトーンでハキハキと話す

電話を折り返しするときは、普段より明るいトーンで、ハキハキと話すことを心掛けてみてください。電話では相手の表情やリアクションが見えないぶん、小さな声や不明瞭な声のトーンでは、言いたいことが伝わらなかったり、暗い印象を与えてしまったりする恐れがあるでしょう。

やわらかい表情や笑顔で対応することで、声が明るくなるだけでなく、緊張緩和の効果も期待できます。自然にゆっくりハキハキと話せるようになるため、試してみてくださいね。

4.情報は復唱して聞き間違いを防ぐ

電話では、伝えられた情報は必ず復唱して、聞き間違いを防ぎましょう。応募先の企業へ電話の折り返しをすると、面接の日程や場所といった大事な内容を伝えられる可能性があります。それらを間違えたまま把握してしまうと、最悪の場合選考に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。

「×月×日ですね」「場所は△△ですね」といったように、丁寧に情報を復唱することで、ミスを防げます。

聞き取れなかったときは丁寧に聞き直そう

相手の言っていることが聞き取れなかったときは、遠慮せずに丁寧に聞き返すようにしましょう。質問するのは気が引けるという方もいるかもしれませんが、分からないままにしておくと、後々ミスにつながってしまう恐れがあります。

聞き取れなかったときは、「申し訳ございません。お電話が遠いようで、もう一度お願いできますでしょうか」というように、丁寧に聞き返すのがおすすめです。相手のせいにするような言動は避け、あくまでお願いする姿勢を意識しましょう。

電話を折り返しする前に準備しておくべきこと

電話を折り返しする前に準備しておくべきこと

  • 1.留守番電話の内容確認
  • 2.折り返しの電話をしないほうが良い時間帯の把握
  • 3.電話に適した環境の準備
  • 4.必要書類やメモの準備
  • 5.電話番号の確認

折り返しで電話を掛けるときは、事前に「電話に適した環境か」「電話に必要な準備はできているか」を確認しておくと安心です。
以下で事前に準備しておくべき内容を紹介しているので、参考にしてみてください。

1.留守番電話の内容確認

電話を折り返しする前に、留守番電話の内容をしっかり確認しておきましょう。担当者名や、どのような用件かに言及されている可能性があるためです。用件が分かっていれば、必要な情報を事前に整理することができ、電話がスムーズに進められます。

留守番電話の内容を確認しておかないと、先方に同じ話を繰り返させることになってしまい、無駄な時間が掛かりかねません。また、留守電を確認していないことが伝わり、不信感を与えてしまう可能性もあるでしょう。

2.折り返しの電話をしないほうが良い時間帯の把握

先述したように、折り返しの電話をしないほうが良い時間帯があります。具体的には、以下のとおりです。

  • ・始業時間の前後
  • ・昼休み中とその前後
  • ・終業時間の間際
  • ・勤務時間外

始業時間の前後はミーティングや朝礼などで忙しく、バタバタしている時間帯です。会社にもよりますが、午前8時から10時あたりまではなるべく電話を控えるようにしましょう。
また、昼休みである正午から午後2時まで、終業時間間際である午後5時から7時までの間も、それぞれ担当者が不在だったり忙しかったりする可能性があります。

これらの時間を避けるようにすると、スムーズに電話がつながりやすくおすすめです。

3.電話に適した環境の準備

電話の折り返しをするときは、周囲の環境が電話に適したものであるかを確認しましょう。具体的には、電波は通話に支障がない状態になっているか、目立った雑音はないかといった項目をチェックします

通話に適切な環境が整っていないと、スムーズに話が進まず、双方ストレスを感じてしまうでしょう。また、周囲が騒がしい環境から電話をすることで、「気遣いができない」といった印象を与えてしまうことも。急いで電話をする場合も、最低限の環境が整っているか確認を怠らないようにしましょう。

4.必要書類やメモの準備

電話の前に、必要書類やメモを準備しておくことも重要です。「1.留守番電話の内容確認」で述べたように、留守電を確認しておくと、用件や必要書類の見当がつく場合があります。電話口で慌てないように、事前に準備しておくことも可能です。

また、折り返しの電話では、選考に関する大切な情報を伝えられる可能性があります。情報を聞き漏らさないように、メモと筆記用具は必ず用意しておきましょう。万が一内容を忘れてしまった場合は再度電話を掛けることになり、先方から「話を聞いていない」と思われてしまう恐れがあります。

5.電話番号の確認

電話を折り返す前に、着信履歴を見て先方の電話番号を確認しておきましょう。留守番電話がなく、どこからの電話か分からない場合は、インターネットで検索したり、説明会などでもらった資料を確認したりすると企業名が判明することが多いようです。

電話をしてきた企業やその電話番号を把握できていないと、相手から再度連絡が来るのを待たなくてはいけません。それでは用件を知るまでに時間がかかってしまうだけでなく、心象が悪くなってしまう可能性も。電話番号は事前にしっかり確認しておくと安心です。

ハタラクティブ プラス在籍アドバイザーからのアドバイス

北島愛純

北島愛純

選考終了後に電話が掛かってきた場合は、合否に関する連絡の可能性があります。その場合は、折り返しの時点であなた自身の考えが整理できていなくても大丈夫です。電話で意向を確認されたら、正直に気持ちを伝えることで、不安解消につながったり、判断材料が得られたりするでしょう。

「誰かに相談しながら就職先を決めたい」という場合は、私たちハタラクティブにご相談ください。あなたの適性やキャリアプランを加味しながら、適切な進路についてのアドバイスを行っています。

ビジネスシーンにも役立つ!電話を折り返すときの会話例

電話の折り返しは、マナーの確認や事前準備を丁寧に行えば失敗することは少ないでしょう。とはいえ、実際に会話をするとなると、ハードルが高く感じてしまうこともあるでしょう。

ここでは、就活やビジネスシーンで役立つ電話の会話例をご紹介。状況に合わせてアレンジしながら、電話の折り返しをするときの参考にしてみてくださいね。

1.自分の名前を名乗り担当者につなげてもらう

折り返しの電話が通じたら、まずは自分の名前を名乗って担当者につなげてもらいましょう。

  • 【例文】
  • 「お世話になっております。先ほどお電話をいただいた、××(名前)と申します。恐れ入りますが、ご担当者の△△さまはいらっしゃいますでしょうか?」

実際に会ったことがあるかどうかに関わらず、最初の挨拶は「お世話になっております」というのがマナーです。「もしもし」や「こんにちは」といった、普段の挨拶に使うような文言は使用しないようにしましょう。

担当者の名前を伝えるとスムーズにつながる

上記の例のように、担当者の名前を伝えると、スムーズに話が進みます。会社の電話番号に電話した場合、担当者ではない人が電話を取ることも。相手が事情を知らない可能性があるため、折り返しの電話である旨と、担当者の名前を伝えましょう。

担当者が不在の場合は再度連絡する旨を伝えよう

用件を伝えると、先方が担当者に取り次いでくれます。ただし、タイミングによっては担当者が不在であることも。そのような場合は、再度連絡する旨を伝え、以下のように締めましょう。

  • 【例文】
  • 「かしこまりました。こちらから改めてお電話させていただければと存じます。差し支えなければ、お電話がつながりやすいお時間をお教えいただくことは可能でしょうか?」
  • 相手「×時ごろには戻る予定です」
  • 「ありがとうございます。それでは、後ほど改めてご連絡させていただきます」

担当者が戻る時間を聞いておくと、再度連絡するときのすれ違いのリスクを軽減することが可能です。

2.担当者に名前と用件を伝える

担当者につなげてもらったら、再度挨拶をしましょう。

  • 【例文】
  • 「お世話になっております。□時ごろにお電話をいただいた、●●職の選考を受けている××と申します。先ほどはすぐにお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。ただ今、お時間よろしいでしょうか?」

このとき、最初の電話に出られなかったことを謝罪しておくと、丁寧な印象を与えられます。また、担当者の都合を考慮し、電話を続けても良いか聞くようにしましょう。

また、電話の用件について留守番電話で確認できた場合は、「△△の件でお電話いただいたかと思うのですが」と付け加えると、先方の説明の手間が省けます。

情報は必ずメモをとって忘れないようにしよう

電話で伝えられた情報は、必ずメモをとって忘れたり聞き洩らしのないようにしましょう。「4.必要書類やメモの準備」で述べたように、電話で選考に関する大切な情報を伝えられる可能性があります。

電話に慣れていないと、失礼のないようやり取りをすることに必死になるあまり、情報を忘れてしまうことも。「記憶力が良いから大丈夫」と思っている場合も、自分を過信せずにしっかりメモをとっておくと安心です。

3.電話を切る

用件が終わったら、電話を切ります。最後の一言まで気を抜かず、ビジネスマンとしてふさわしい対応を心掛けましょう。

  • 【例文】
  • 「本日はお忙しいところ、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします」

電話を切る前には、忙しいなか対応してくれた担当者に対するお礼の言葉を伝えます。

また、話が終わった途端に自分から電話を切るのは避け、先方が電話を切るのを待ちましょう。ただし、双方電話を切らずに間が空いてしまったときは、自分から電話を切っても問題ありません。

折り返しの電話に出ないときは留守電にメッセージを入れよう

折り返しの電話に先方が出ないときは、留守番電話にメッセージを入れておきましょう。自分の名前と、改めて電話する旨を簡潔に伝えます。

【例文】
「お世話になっております。●●職の選考を受けている××と申します。先ほどはすぐにお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。△時ごろにあらためてお電話させていただきます。それでは、失礼いたします」

留守番電話になったからと慌てて電話を切ってしまうと、先方は「電話対応が丁寧でない」と感じてしまうことも。上記を参考に、留守電にメッセージを入れておくと安心です。
また、留守番電話だけでは不安な場合は、メールやチャットでメッセージを入れておくと、相手にも状況が伝わりやすくなります。

電話の折り返しを成功させて就活をスムーズに進めよう

就活の場で丁寧な電話対応をすることで、社会人としての振る舞いやマナーが高評価を得られる可能性があります。選考に直接関係するわけではありませんが、正しい電話の折り返し方を身につけておけば、より就職活動をスムーズに進められるでしょう。

「電話が苦手で折り返しに自信がない…」「マナーが分からない」という方は、ハタラクティブのご利用をご検討ください。ハタラクティブとは、20代や30代の若者の就活に特化した就職・転職エージェントです。

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サービスはすべて無料のため、ぜひお気軽にご相談ください。

就活中に電話を折り返すときのQ&A

就活中に電話の折り返しをするときによくある疑問について、Q&A方式でお答えします。担当者の名前が分からない場合や、先方から電話を折り返してもらったときの対応についても解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

留守電の担当者の名前がわからない…電話でどう説明すべき?

担当者の名前が分からないときは、自分が知っている情報を伝えるとスムーズです。たとえば、「おそらく採用のご担当者さまかと思うのですが、△時ごろにお電話をくださった方はいらっしゃるでしょうか」というように聞いてみましょう。

折り返し電話をもらった時の、お礼の伝え方が分かりません…

先方から折り返し電話をもらった際は、「折り返しのお電話をいただきありがとうございます」と述べると好印象です。あまり難しく考え過ぎず、相手が時間を割いて電話をしてくれたことに対して、簡潔にお礼を伝えるようにしましょう。

18時以降は絶対に折り返し電話しないほうが良いですか?

18時以降に折り返しの電話をしても問題ない場合もあります。たとえば、着信が18時10分にあり、気づいたのが18時15分だったというパターンです。このように着信から時間が経っていない場合は、担当者が在席している可能性があり、話がスムーズに進みやすいでしょう。

電話が来た時間や会社の終業時間を加味しながら、臨機応変に対応できると良いでしょう。

自分から電話するのが苦手です…折り返したほうがいいですか?

電話が苦手な場合も、先方からの電話に出られなかった場合は自分から折り返しましょう。ビジネスシーンでは、社内外を問わず電話でやり取りするシーンは多くあります。「苦手だから」と避けていると、業務が滞ったり、相手がマイナスイメージを抱いてしまう恐れもあるでしょう。

「電話が苦手」「在職中で電話対応が難しい」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。応募企業とのやり取り代行を行っているため、電話が苦手な方や、在席中で応募先とのやり取りが難しいという方も安心して就職活動を進められますよ。

後藤祐介

監修者:後藤祐介

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。
ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格 : 国家資格キャリアコンサルタント国家資格中小企業診断士
メディア掲載実績 : 「働く」をmustではなくwantに。建設業界の担い手を育て、未来を共創するパートナー対談定時制高校で就活講演 高卒者の職場定着率向上へ【イベント開催レポート】ワークリア障がい者雇用セミナーSNS : LinkedIn®YouTube