「採用担当者様」の正しい使い方は？使用するときの注意点やマナーを解説

選考を受けようとしている方のなかには、「採用担当者様」の使い方が分からないという方もいるでしょう。正しい使い方が分からないと、「選考に影響するのでは？」と不安になりますよね。

「採用担当者様」は担当者の名前が分からないときに使うのが基本です。「採用担当者様」でも問題ありませんが、「採用ご担当者」のほうが、丁寧な言い方になります。担当者名が分かっている場合は「様」、企業や団体へ連絡する場合は「御中」を使用しましょう。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの板垣さんのアドバイスを交えつつ、「採用担当者様」の正しい使い方をまとめています。また、使用するときの注意点や書類を郵送するときのマナーもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

「採用担当者様」は担当者名が分からないときに使う

「採用担当者様」は担当者の名前が分からないときに使うのが基本です。宛名は場面によって異なるため、使い分ける必要があるでしょう。就職活動において、企業との最初の接点となるのがエントリーシートや履歴書です。採用担当者に与える印象に影響するので、正しく、丁寧に記載するのが望ましいでしょう。
以下で、場面ごとに適切な宛名の記載方法を解説するので、参考にしてみてください。

担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」

担当者の名前が分からない場合は、「採用担当者様」という表現で問題ありません。しかし、「採用ご担当者様」としたほうがより丁寧な印象を与えられるでしょう。

個人名が分かる場合は「個人名＋様」

担当者の名前が分かる場合は個人名を記載し、「採用担当者様」を使用するのは避けましょう。応募先に「弊社人事部の△△（個人名）宛てにお送りください」と指示があったり、やりとりのなかで個人名を知ったりした場合も、「株式会社△△　人事部　△△様」と記載するのがマナーです。

部署宛の場合は「部署名＋御中」

採用担当者が複数人いたり、応募先が「人事部 採用担当係」など部署宛になっていたりする場合は「部署名＋御中」を使用しましょう。「御中」は部署や団体などの組織全体に使う敬称です。「株式会社△△　採用担当係御中」と表記すれば問題ありません。

なお、複数人の名前を配置する際は、役職の降順に並べる必要があります。職位がはっきりしないときは「御中」を使いましょう。また、「御中」は宛名にのみ使用できる敬称のため、電話や挨拶などの口頭のやり取りでは使用しないので注意が必要です。

【例文】「採用担当者様」の場面別でみる正しい使い方

「採用担当者」は場面ごとに使い方が異なります。以下では、「郵送」「メール」「電話」に分けて正しい使い方を解説するので、チェックしてみてください。

応募書類を郵送で送付する場合

応募書類を郵送で送付する場合は、「株式会社△△　人事部　採用ご担当者様」と封筒の中心に書きましょう。住所は右側に小さめに記載し、会社名以降から大きめのサイズで書くとバランス良く見えます。

応募先企業へメールを送る場合

応募先企業へメールを送る場合も、会社名を省略せずに「△△株式会社　人事部　採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。会社名が長かったり、「△△課」まで分かっていたりして横に並べると見づらいと感じる場合は、適宜改行しましょう。「△△△△株式会社　人事部△△△△課　採用ご担当者様」だった場合の改行例は、以下のとおりです。

なお、企業側はメールでのやりとりの仕方でビジネスマナーのほかに、基本的なパソコンスキルが身についているか判断する場合があります。「基本的なPCスキルって何？身につけ方や就活で役立つおすすめの資格を紹介」のコラムでは、基本的なPCスキルレベルに含まれることや身につけ方を解説しているので、参考にしてみてください。

電話で「採用担当者様」を呼び出す場合

電話で採用担当者を呼び出したいときの言い方は、「採用ご担当者様」を使用します。電話で伝えるときの例文は、以下のとおりです。

なお、相手の会社の始業・終業直前や昼休みの時間帯は担当者が忙しかったり、休憩していたりして十分な対応ができない可能性があるので電話をかけるのは避けましょう。ただし、応募先企業からの電話に出られなかった場合は、早めに折り返すのがマナーです。

「電話の折り返し方を知ろう！基本的なマナーや会話の流れを解説」のコラムでは、折り返しするときのマナーや電話を折り返しする前に準備しておくべきことを解説しているので、参考にしみてください。

「採用担当者様」を使用して連絡を取るときの注意点

就職活動や転職活動において、採用担当者と連絡を取る際は、適切な敬称を使うことでビジネスマナーが身についていることをアピールできます。以下で、「採用担当者様」を使用して連絡を取るときの注意点を解説するので、参考にしてみてください。

役職も敬称に含まれる

役職も敬称に含まれるので、採用担当者様に連絡する際、役職名が分かっている場合は、役職名と「様」を組み合わせて使用するのは間違いです。たとえば、採用担当者の個人名のほかにも部長や課長、係長などの役職が分かっている場合、「△△（個人名）部長様」とすると、二重敬称になります。役職を記載する際は、「△△（個人名）部長」「△△（個人名）課長」のみ記載しましょう。

「様」と「御中」を同時に使用しない

「採用担当者様」と「御中」を同時に使用するのは避けましょう。「様」は個人に、「御中」は組織や部署に対して使う敬称です。個人宛てのメールや手紙の場合は「様」を、会社全体に宛てる場合は「御中」を使い分けましょう。担当者が不明な場合は、「株式会社△△ 人事部御中」のように部署名を指定するのが適切です。

「様」と「各位」の併用も避ける

「様」は個人に、「各位」は複数の人に対して使う敬称なので、同時に使用するのは不適切といえるでしょう。複数の採用担当者に向けてメッセージを送る場合は「採用担当者各位」を使い、個別に連絡する場合は「採用ご担当者様」を組み合わせて使いましょう。

「採用担当者様」以外に書類を郵送するときのマナー

「採用担当者様」の表現以外にも、応募先企業へ書類を郵送する際もビジネスマナーに則った対応を心掛けましょう。以下では、「採用担当者様」以外に書類を郵送するときのマナーを7つ解説するので、参考にしてみてください。

1.送付する封筒は「白の角2封筒」を使用する

応募先企業に書類を郵送する際は、白の角2封筒を使用するのが一般的です。角2封筒は、A4用紙を折らなくても入るサイズ。A3用紙も二つ折りで封入できるので、きれいな状態で送付できるでしょう。また、茶封筒はカジュアルな印象を与える可能性があるので、ビジネスシーンにふさわしい白を選ぶのがおすすめです。

封筒は履歴書が売っている場所に置いてある場合があります。「履歴書はどこで買うべき？購入できる場所と選び方のポイントを解説します」のコラムでは、履歴書を購入できる場所や買う際に気をつけるべきポイントを解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

2.封筒の中心に宛名を記載する

宛名は封筒の中心に記載しましょう。中心に記載することで、バランスがとれるうえ読みやすくなります。封筒を横向きに置き、縦横の中心線が交わる位置を基準に書き始めましょう。下書きを鉛筆で書いてから、黒のボールペンで丁寧に清書すると、より正確な中心に書けますよ。

3.誤字脱字に注意する

書類に宛名を書く際は、誤字脱字がないように注意しましょう。誤字脱字があると、採用担当者から「注意力が足りていない」「就業意欲が低いのでは」といったネガティブな印象を与える可能性があります。

Webサイトや名刺などで宛先情報を確認しながら、間違いがないよう丁寧に書きましょう。書き終えたら時間を置いてから複数回見直したり、ほかの人に確認してもらったりするのもおすすめです。

4.宛先や宛名は正式名称で記載する

会社名や部署名、氏名は、正式名称で記載するのがマナーです。正式名称を使用することで相手への敬意を示せるため、略称や通称は避けましょう。インターネットの情報は最新でない場合があるので、公式のWebサイトで正式名称を確認するか、必要に応じて電話で確認するのがおすすめです。
日頃から名刺を大切に保管したり、正確な情報を記録しておく習慣を身につけたりすると安心でしょう。

5.添え状を同封する

応募書類を企業へ郵送するときは、添え状を同封するのがおすすめです。添え状には、宛名、挨拶文、送付書類名、送付目的、締めの言葉、日付、差出人情報を記載します。添え状を入れることで送付書類の内容や目的を明確に伝え、相手への配慮も示せるでしょう。

6.封をしたら「〆」マークを書く

封筒を封じたら、封じ目の中央に「〆」マークを黒のボールペンで書きましょう。「〆」は「封字」といい、封をしたことを相手に示すための記号。ビジネスマナーの一つですが、忘れがちなので注意が必要です。また、「✕」と書かないように注意しましょう。

7.封筒には「応募書類在中」と赤ペンで記入する

封筒の表面左下には、「応募書類在中」と朱書きで記載します。朱書きは目に留まりやすく、書類の内容を相手に迅速に伝えられるでしょう。
「採用担当者様の使い方が合っているか不安」「応募書類の書き方が分からない」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブへご相談ください。ハタラクティブは、フリーターなど若年層に特化した就職・転職エージェントです。

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「採用担当者様」を使うときによくある疑問

ここでは、「採用担当者様」を使うときによくある疑問をQ＆A形式で解決します。