キャパオーバーとは？なりやすい人の特徴や防ぐための対処法を解説

ビジネスシーンやプライベートのなかで、「キャパオーバー」という言葉を聞いたことがある方もいるでしょう。キャパオーバーの意味が分からないと、自分に当てはまっているか判断するのが難しいですよね。

キャパオーバーとは、当人の許容能力を超えている状態を意味している言葉です。悩みがストレスが多い、完璧主義な人などがなりやすい傾向があるので、限界が来る前に周囲に相談したり、しっかり休憩を取ったりすることを心掛ければキャパオーバーになるのを防げるでしょう。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの北島さんのアドバイスを交えながら、キャパオーバーとはどのような状態を指しているのかを解説します。また、キャパオーバーになりやすい人の特徴や、なたないための対処法もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

キャパオーバーの意味は？

キャパオーバーとは当人の許容能力を超えている状態を意味している言葉で、「キャパシティオーバー」という和製英語の略語です。言い換えるなら、人や物の許容範囲を超えていたり、精神的に限界に達していたりするような場合に使われることが多いでしょう。

たとえば、「仕事量がキャパオーバーできつい」「この車は4人乗りなのでこれ以上乗るとキャパオーバーになる」といった表現があります。特に、仕事量が多かったり、責任感が重すぎたりしてキャパオーバーを感じると、「退職したい」と感じやすくなるかもしれません。退職するか迷ったときは「もう辞めたいと思ったら退職して良い？迷ったときのポイントや対処法を解説」のコラムで対処法を解説しているので、参考にしてみてください。

キャパオーバーになりやすいタイプの特徴10個

人によってはその状況に陥りやすい人もいます。

キャパオーバーは、ビジネスシーンのなかで自身の許容量や能力の限界を超えてしまうことで発生する場合があります。以下で、仕事でキャパオーバーになりやすいタイプの特徴を解説するので、当てはまる項目が多い人は、キャパオーバーに気をつけながら仕事に臨んでみましょう。

1.悩みやストレスが多い

プライベートやビジネスシーンにおいて悩みやストレスを多く抱えていると、キャパオーバーになりやすい場合があります。特に、家庭を持っている方は、仕事と家庭それぞれの問題に悩まされることもあるかもしれませんね。

悩み事やストレスを抱えてしまうことで、一つ一つの仕事に集中できなくなる場合があります。仕事中も悩みが頭から離れず、業務効率が落ちてしまい、結果的にキャパオーバーとなってしまうこともあるでしょう。

2.完璧主義

完璧主義という特徴がある人も、キャパオーバーに陥りやすい可能性があるでしょう。ビジネスシーンにおいて完璧に仕事をこなすことは大切ですが、一つ一つの業務に余分な時間と労力を使用します。ただし、すべての仕事にこだわりすぎることが原因で業務効率が落ちてしまい、キャパオーバーにつながる場合があるので注意しましょう。

3.仕事の優先順位をつけるのが苦手

仕事の優先順位をつけるのが苦手なのも、キャパオーバーとなりやすい特徴の一つです。仕事の優先順位を決めるのに時間がかかったり、本来先に行うべき仕事を後回しにしてしまったりすると業務が滞りやすくなり、結果的にキャパオーバーになる可能性があるでしょう。社会人経験が浅く、仕事の優先順位が分からないときは、先輩や上司に相談することがおすすめです。

4.マルチタスクが苦手

マルチタスクが苦手な人も、キャパオーバーになりやすい可能性があります。ビジネスシーンでは一つの業務だけに集中するのではなく、一人で複数のタスクをこなすことが求められることがあるでしょう。

複数の業務を行う際は時間で区切りながら取り組むことで、効率的に仕事を進めることが可能です。マルチタスクが苦手な人は、仕事に取り掛かる前にスケジュールを組むと良いでしょう。

5.能力不足だと自分を責めてしまう

自分を責めてしまうことも、キャパオーバーになりやすい人の特徴です。たとえば、仕事でミスが発生したときに「こんな仕事もできない自分は無能だ」「自分のせいで他の人の仕事が遅れてしまった」などと一人で仕事を抱え込むと、失敗しないように仕事に対して慎重になりすぎてしまうこともあるでしょう。

その結果、自身の許容量を超えてキャパオーバーに陥って、かえって周囲の人に迷惑を掛けてしまう可能性があります。仕事に対して責任感が強いのは良いことですが、業務が滞らないように工夫することを第一に心掛けましょう。

6.業務量が多すぎる

業務量が多すぎると、キャパオーバーとなりやすいので注意する必要があります。自身の許容量を超えてしまったり、自身の能力以上のものを求められたりすることで、キャパオーバーになりやすいでしょう。

また、業務量が多いと仕事に集中できなくなるうえに、完成度も下がる可能性があります。自分ができる仕事量が超えそうな場合は、上司や先輩に相談するのも良いでしょう。

7.スケジュール管理が苦手

スケジュール管理が苦手なことも、キャパオーバーとなりやすい原因の一つです。自身の予定を考えずに大量の仕事を引き受けてしまい、自身の許容量の限界を迎えてしまうという状況に陥りやすくなるでしょう。手帳やアプリを活用し、自身のスケジュールを管理しながら仕事を進めていくことがおすすめです。

8.人の頼みを断れない

キャパオーバーにやりやすい人は、人の頼みを断れないのも特徴として挙げられます。「断ったら嫌われるかもしれない」「仕事を断ったら怒られるかも...」などの理由から、人の頼みを断れずに引き受けてしまう方もいるでしょう。

人の頼みを断れない人は、自身の抱えられる業務の限界を超えて仕事を引き受けてしまうことでキャパオーバーとなることも。周囲の目を気にすることで自分の許容範囲以上の仕事を請け負っても、完遂できなければ周囲に迷惑を掛けてしまい、結果的に評価が落ちる場合があるので注意しましょう。

人に頼れず一人で抱え込んでしまう

仕事を一人で抱え込んでしまうのも、キャパオーバーになりやすい人の特徴です。「ほかの人に自分の任せると迷惑がられるかもしれない」「みんな忙しいから自分でやろう」などといった理由から、人に頼ることを苦手としている人もいるかもしれません。人に頼れずに自分一人で仕事を抱え込みすぎた結果、許容量の限界を超えてしまうこともあるでしょう。

9.自分の能力に見合わない仕事をしている

自分の能力に見合わず、能力以上の高い仕事を多く担当している人もキャパオーバーになりやすいです。自分のスキル以上の仕事をすると余裕がなくなり、焦りを感じながら取り組んでしまいミスにもつながるかもしれません。

自身の抱える業務が積み重なり、結果的に自身の許容量や能力の限界を迎えてしまうこともあるので注意しましょう。自身が持つ能力以上のものを求められるときは「仕事についていけないときは辞めてもいい？原因や対処法について解説」のコラムで対処法を解説しているので、参考にしてみてください。

10.入社・転職直後で仕事に慣れていない

入社・転職直後で仕事に慣れていないときは、キャパオーバーになりやすいかもしれません。入社・転職直後は「新しい環境でも頑張ろう」「とりあえず目の前のことに全力で取り組もう」などといった考え方になる傾向があるため、キャパオーバーに陥りやすい可能性があります。自身の許容量や能力の限界を超えてしまう前に、上司や指導担当者に仕事の進め方を相談することを心掛けましょう。

キャパオーバーのときにみられる傾向

キャパオーバーとなるってしまうことによって、さまざまな面で悪い影響が出る可能性があります。実はキャパオーバーになっているにもかかわらず、自身では気づいていない場合もあるでしょう。以下では、キャパオーバーのときにみられる傾向をまとめたので、チェックしてみてください。

簡単なミスが多くなる

簡単なミスが多いと感じるときには、キャパオーバーの状態になっているかもしれません。たとえば、自分一人では担当しきれない仕事量を抱えてしまった際、仕事が山積みな状態に対して焦りを感じてしまい、丁寧さを欠いて取り組んでしまうことが考えられるでしょう。許容量の限界を超えてキャパオーバーになることで、集中力を欠いてしまい、簡単なミスが増加する原因となります。

情緒が不安定になる

キャパオーバーのときは、情緒が不安定になりやすくなります。たとえば、普段は何も感じないことも許せないように感じたり、無意識に涙が出たりするなど、気持ちが不安定な状態になることがあるでしょう。

冷静に自身を見つめ直したときに「最近少し疲れて気持ちに余裕がない」と感じたら、積極的に休息をとるのがおすすめです。会社に行きたくないと感じる場合は「仕事が憂鬱で会社に行きたくない,,,つらいときの対処法は？乗り切る方法も」のコラムで乗り切り方や職場でできる対処法を解説しているので、参考にしてみてください。

残業が増える

キャパオーバーの状態となると仕事の効率が落ちてしまい、結果的に残業が増えてしまう傾向にあるようです。残業の時間が増えるほど、自身の身体や精神を休められる時間を確保するのが難しくなるでしょう。キャパオーバーが原因で仕事が終わらず休暇が取れないことで、集中力がなくなり業務効率が下がるといった負のスパイラルに陥ってしまうので注意が必要です。

休日に人と会いたくなくなる

キャパオーバーになると、休日に人と会いたくなくなる場合があるでしょう。仕事での不安や焦りがプライベートにも影響を及ぼし、休みの日でも人と会うことが億劫になる可能性があります。許容量や自身の能力の限界を超えてしまうと、休日でも仕事が頭から離れず気分転換にならないかもしれません。

睡眠不足に陥る

睡眠不足に陥るのも、キャパオーバーが原因で起こる症状の一つです。自身の許容量や能力の限界を超えると、緊張や焦りから睡眠が浅くなったり、寝つきが悪くなったりするなどの影響が出てくるでしょう。睡眠時間をきちんと確保できないと仕事への影響はもちろんですが、自身の身体や精神面に悪影響を及ぼす可能性もあるため無理は禁物です。

思考が停止する

キャパオーバーになると、思考が停止する場合があるでしょう。自身の許容量の限界を超えた状態はパンク寸前といえるので、同時に複数のことを同時に考えるのが難しくなります。

普段はすぐに判断できても、キャパオーバーになり切迫した状況のなかでは何から先に考えて良いか分からなくなってしまう可能性があるでしょう。結果的に仕事に手がつかず、業務が滞ってしまうことが考えられます。

キャパオーバーにならないための8個の対処法

ビジネスシーンのなかでキャパオーバーに陥らないように、事前に対策しておくことが大切です。以下で、キャパオーバーにならないための対処法を8個解説するので、参考にしてみてください。

1.自分の限界値を理解する

キャパオーバーにならないために、自分自身の限界値を理解しておきましょう。限界値を知ることで、どの程度自分が仕事を引き受けられるのかを見定められます。

限界値を把握していると、余裕をもって業務に臨めるのでキャパオーバーになるのを防げるでしょう。また、自身の許容量をこえた仕事を依頼された際、断るべきか判断基準にもなるため自己負担を減らすことが可能となります。

2.仕事の優先順位とスケジュールを作る

キャパオーバーの対処法として、仕事の優先順位をつけてスケジュールを作成する対処法も有効です。仕事の優先順位とスケジュールの作成を行うことで、目の前の仕事一つ一つに集中して取り組めるでしょう。また、自身のスケジュールを把握したうえで仕事に取り組めるので、無理をしすぎないペースで進められるのでキャパオーバーになりにくいです。

3.仕事は一つずつ処理する

仕事を一つずつ処理するのも、キャパオーバーにならないための対処法の一つです。期日が近い、緊急性が高い、重要性が高いなどの特性を持った優先順位が高い仕事を確実に一つずつ処理していくことで、効率良く業務を進められるでしょう。業務が滞りなく進めば、焦る必要がなくなるのでキャパオーバーを防ぐことにつながります。

4.周りの人に相談する

キャパオーバーにならないために、自身の状況や仕事の処理の仕方などを周りの人に相談してみることも良いでしょう。仕事を抱え込みすぎると最終的に業務の滞りが発生してしまい、周囲に迷惑を掛けてしまうかもしれません。複数のタスクに取り組むときは、少しでも限界を感じたら、早めに上司や先輩に相談することを心掛けましょう。

5.悩みを書き出してみる

キャパオーバーになるのを防ぐために、悩みを一度書き出してみることも手です。悩みを改めて把握することで改善策が見つかり、冷静に対処できるでしょう。スムーズに悩みを解決できれば仕事にも集中できるようになり、仕事の効率悪化を防ぐことにつながります。

6.やるべきタスクを整理する

やるべきタスクの整理を行うことで、仕事の優先順位と処理方法が明確になりキャパオーバーを防げます。自分に任されている仕事を整理すれば優先順位がつけやすくなり、自分が今何をするべきかも判断しやすくなるでしょう。また、実際にタスクを整理することで頭の中の整理にもつながり、冷静な状態で取り組めるメリットもあります。

7.完璧を求めない

完璧を求めないのも、キャパオーバーを防ぐには有効です。仕事に真摯に取り組むことはもちろん大切ですが、完璧を求めすぎると仕事にかかる時間や労力が増加し、精神的に負担につながりかねないので注意しましょう。

8.しっかりと休む

キャパオーバーにならないためには、しっかりと休むことも大切です。しっかり休むことは精神面でも身体的にもリフレッシュできるため、集中して業務に取り組めるようになるでしょう。

自身の身体・精神的な健康面への気遣いを怠ると仕事へのモチベーションも下がったり、ネガティブな思考になりやすかったりするため注意が必要です。リフレッシュの時間でも楽しく感じないという人は「何をしてても楽しくない原因は？つまらないと感じる状態を抜け出す方法を解説」のコラムで何をしても楽しくない状況から脱出する方法を解説しているので、参考にしてみてください。

キャパオーバーが解消されないなら転職を検討しよう

対処法を試してもキャパオーバーな状態が解消されない場合、転職を検討するのがおすすめです。キャパオーバーが解消されないのは、企業と自分の希望する働き方や活かしたいスキルがマッチしていないからかもしれません。自分に合った職場が見つかれば、キャパオーバーにならずに積極的に仕事に取り組めるでしょう。

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