企業のメールに返信すべきか知りたい！返すときのマナーや注意点を解説

就職活動や転職活動をするなかで、企業とメールでやり取りを行う際に、返信すべきか悩む方もいるでしょう。返信が必要か判断ができないと、「選考に影響するのでは」と不安になりますよね。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの板垣さんのアドバイスを交えつつ、企業のメールに返信が必要な場面をまとめました。また、企業からのメールに返信するときのマナーや注意点もご紹介しているので、これから就職活動や転職活動に臨む方は、参考にしてみてください。

企業からのメールに返信が必要になる主な場面

就職活動や転職活動の際に、選考の詳細確認や面接のスケジュール調整を行う手段として、電話や郵便よりもメールを選ぶ企業があります。企業とのメールのやり取りは、円滑な選考プロセスを進めるうえで重要です。

以下で解説する企業からのメールに必要な場面を参考にして、丁寧かつ迅速な対応を心掛けましょう。

面接や説明会の日程調整の連絡が来たとき

企業から面接や説明会の日程調整の連絡が来たときは、迅速に返信しましょう。企業は複数の応募者と日程調整を行っているため、迅速に返信することで対応力の高さを示せます。

メールに面接や説明化の候補日が提示されている場合は、参加可能な日程を明確に伝えましょう。いずれの日程も参加できない場合は、その旨と代替案を提示するのがおすすめです。代替案も複数伝えることで何度もやり取りを行う手間を省けるうえに、企業側も調整しやすくなります。

新卒の就活では「OB・OG訪問」に関する連絡を取る場合がある

新卒の就活では面接や説明会以外にも、OB・OG訪問に関する連絡を取る場合があります。OB・OG訪問の連絡が来た場合も迅速に返信することが望ましいでしょう。

やり取りを行うのは採用担当者ではなく、企業の人事部門や紹介された先輩社員とメールで連絡を取り合う可能性があります。直接選考結果に影響しなくても、企業側とメールでやり取りを行う場合は失礼のない丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

なお、OB・OG訪問は新卒に限らず、既卒の方に向けて実施している企業があります。「既卒に自分は当てはまる？就活のやり方や人生終了ではない理由を解説します」のコラムでは、既卒の意味を解説しているので、自分は既卒になるか分からない方は参考にしてみてください。

内定通知を受け取ったとき

内定通知を受け取ったら速やかに返信し、喜びの気持ちと感謝の意を伝えましょう。内定通知を受けたものの、返信が遅れると「ほかの選考結果を待っているのでは」「辞退しようか迷っている」といったネガティブな印象を持たれる可能性があります。

選考を受けたら、選考結果が届いているか確認することが大切です。連絡が来たときに迅速に対応できるように、面接時に結果が出る機関の目安を確認するのも方法の一つ。内定通知が届いたら対応し、「大変光栄に存じます。」や「貴社の一員として働ける日を心より楽しみにしております。」といった言葉を添えることで良い印象を与え、入社意欲の高さも示せるでしょう。

「書類選考の合格結果が遅い理由とは？連絡が来ないときの対応策もご紹介！」のコラムでは、書類選考の平均期間や書類選考の合格通知が遅いときに考えられることを解説しているので、参考にしてみてください。

履歴書の質問への回答や補足説明が求められたとき

履歴書の質問への回答や補足説明が求められたときは、できるだけ早く、具体的に回答を送りましょう。企業側から履歴書に関する質問が来るのは、「応募者について、さらに詳しく知りたい」といった目的が考えられます。

興味を持たれているのは、選考において好印象を与えられた可能性も。返信するときは、質問の意図を汲み取り、的確に回答しましょう。「履歴書の内容についてご質問いただき、ありがとうございます。」と質問をしてくれたことへ感謝の気持ちを伝えると、さらに好印象を与えられる可能性がありますよ。

企業のメールに返信するときの5つのマナー

企業のメールへの返信内容や返信をしないからといって、直接選考に影響するとは限りません。しかし、連絡事項のメールの書き方や内容から、本人の人柄や能力が伝わるでしょう。

「言葉遣いや伝え方に配慮できている」と印象を与えられれば、ビジネスマナーが身についていることをアピールできます。会社側から「一緒に働きたい」と思ってもらえるように、企業とやり取りをするときは細心の注意を払いましょう。

以下で、企業のメールに返信するときのマナーを5つ解説します。円滑なコミュニケーションをとって、ビジネスパーソンとして相手に好印象を与えられるよう参考にしてみてください。

1.できるだけ早めに返信する

企業のメールに返信するときは、できるだけ早めの返信を心掛けましょう。メールを確認してからすぐ返信するのが望ましいですが、企業からのメールにはできれば24時間以内に返信するのが理想です。採用担当者は複数人の調整を行っているため、素早く返信したほうが自分の希望も通りやすくなるでしょう。

すぐに返信するのがどうしても難しい場合は、「ご連絡ありがとうございます。メール拝受いたしました。△日までにはご返信します」と取り急ぎの返信を行い、後日に改めて連絡する旨を伝えるのがおすすめです。「メールが正常に届いていること」「回答の期限」を示すことで、相手に安心感を与え信頼につながります。

ただし、早過ぎる返信は、内容が不十分であったり、軽率な印象を与えたりする可能性もあります。返信内容をよく確認してから送信しましょう。

また、パソコンを使用してメールでやり取りを迅速に行う場合は、タイピング力が求められます。タイピング力やメール上でのビジネスマナーは、就活や転職活動で求められるスキルの一つです。基本的なPCスキルを身につけておくことで、スムーズに業務に取り組めるでしょう。

「基本的なPCスキルって何？身につけ方や就活で役立つおすすめの資格を紹介」のコラムでは、基本的なPCスキルの意味や身につけ方を解説しているので、参考にしてみてください。

2.件名の「Re:」は残す

返信メールを作成する際は、件名の「Re:」は残したまま送信しましょう。「Re:」は「Reply（返信）」の略で、メールが返信であることを示す重要な役割を果たします。

たとえば、受信メールの件名が「お問い合わせ」の場合、返信メールの件名は「Re: お問い合わせ」となることで何の件に対する返信なのかが分かりやすくなるでしょう。

「Re:」が複数回繰り返されて件名が長くなってしまった場合は、最初の「Re:」だけを残し、そのほかは削除しても問題ありません。件名は「どのような用件か」「誰からのメールなのか」を一目で確認できるよう、簡潔に分かりやすい内容を心掛けましょう。

3.引用返信で本文を残したまま送る

返信する際は、相手のメールの内容を引用しながら返信する「引用返信」がおすすめです。どの部分について回答しているのかが明確になり、誤解を防げるでしょう。

たとえば、日程調整のメールの場合、やり取りの回数が増えることがあります。採用担当者は複数の応募者とやり取りを行うため、一人ひとりの内容をすべて把握しきるのは難しい可能性があるでしょう。

引用返信を用いることで過去のやり取りが残るため、これまでの経緯が見られれば相手ごとに過去のメールを探す手間が省けます。担当者がスムーズに内容を理解できるように、全文は残したままで送りましょう。

4.冒頭の挨拶に自分の名前を入れる

企業のメールに返信するときは、冒頭の挨拶に自分の名前を入れるのもマナーの一つです。企業からのメールに初めて返信するときは、「お世話になります」と挨拶をして、自分の名前をフルネームで書きましょう。

2回目以降は「お世話になっております」といった挨拶に変えます。名前を書く際は、所属している学校・学部・学科名もあわせて書くとより丁寧な印象を与えられるでしょう。

5.署名は自分の連絡先を記載する

メールの末尾に署名を記載するときは、自分の連絡先も付け加えましょう。電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載することで、担当者がスムーズに対応できます。署名の記載方法例は、以下のとおりです。

• --------------------------------------------
  名字　名前
  〒△△△-△△△△
  △△県△△市△△番地
  
  携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
  メールアドレス：△△△△@ △△△△.ne.jp
  --------------------------------------------

 

連絡先は日中に連絡が取れるものを採用し、メールアドレスは就活用に取得したものを採用しましょう。個人署名の前後には「-」や「=」などのシンプルな記号を使って、本文との区切りをつけると見やすくなるのでおすすめです。

【場面別】企業へのメールに返信するときに使える例文

企業へのメール返信では、どの場面でも感謝の気持ちを忘れず、誠実で丁寧な文面を意識することが重要です。送信前に必ず文章を見直し、誤字脱字や失礼な表現がないかを確認しましょう。

以下で、「面接日程の調整メールに返信する場合」「選考を通過した連絡の返信で面接の辞退を伝える場合」「内定承諾の返信をする場合」の場面に分けて、企業へのメールに返信するときの例文を解説するので、参考にしてみてください。

面接日程の調整メールに返信する場合

面接日程の調整メールに返信する場合の例文は、以下のとおりです。

• ＜件名＞
  Re:（先方のメール件名を変えずに返信する）
  
  ＜本文＞
  株式会社　△△△△
  人事部　△△様
  
  お世話になっております。△△大学△△学部の△△△△（氏名）と申します。
  
  面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
  いただきました日程の中から、下記の日時でお願いしたいと存じます。
  
  △月△日（△）△時〜△時
  
  お忙しい中恐れ入りますが、
  何卒よろしくお願い申し上げます。
  
  --------------------------------------------
  名字　名前
  〒△△△-△△△△
  △△県△△市△△番地
  
  携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
  メールアドレス：△△△△@ △△△△.ne.jp
  --------------------------------------------

 

日時と場所を再確認し、相手に認識の齟齬がないよう配慮しましょう。たとえば、企業側から複数の日程を提案された際に、「①△月△日（△）△時〜△時　②△月△日（△）△時〜△時　③△月△日（△）△時〜△時」と番号が振ってあった場合でも「①」や「②」だけでなく、日時まで記載するとすれ違いを避けられます。

また、面接の日程調整の連絡では、自分から日程の候補日を提案する場合や日程の変更依頼をすることもあるでしょう。面接日程の変更をお願いする場合は「誠に恐縮ではございますが、ご提案いただいた日程（△月△日）は、他社の選考と重なっており、出席が難しい状況です。大変申し訳ございませんが、以下の日程で調整していただくことは可能でしょうか。」と、謝罪と理由を伝えたうえで、希望する候補日を提案しましょう。

日程変更をお願いする場合も、謝罪の言葉とともに、変更の理由を簡潔に説明します。企業側が候補者の状況を理解しやすい内容で、丁寧な対応を心掛けましょう。

担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。「『採用担当者様』の正しい使い方は？使用するときの注意点やマナーを解説」のコラムでは、「採用担当者様」の正しい使い方や注意点を解説しているので、参考にしてみてください。

選考を通過した連絡の返信で面接の辞退を伝える場合

選考を通過した連絡が来た時点で、ほかの選考通過が届いている場合もあるでしょう。すでに内定を得られたため、面接を辞退したい旨を伝えるときの例文は、以下のとおりです。

• ＜件名＞面接辞退のご連絡　（名字　名前）
  
  ＜本文＞
  株式会社　△△△△
  人事部　△△様
  
  お世話になっております。△△大学△△学部の△△△△（氏名）です。
  
  この度は、選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございました。
  この度、諸般の事由により△月△日に予定されていた△次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
  
  貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。何卒、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
  
  --------------------------------------------
  名字　名前
  〒△△△-△△△△
  △△県△△市△△番地
  
  携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
  メールアドレス：△△△△@ △△△△.ne.jp
  --------------------------------------------

 

選考通知後に辞退する場合の件名は、「Re:」を消して「選考辞退のご連絡」と書き直し、自分の名前も記載しましょう。選考通過への感謝を述べ、辞退の意思と理由を明確に伝えます。選考辞退の理由を詳しく述べる必要はないので、「諸般の事由」や「一身上の都合」とすれば問題ありません。

内定承諾の返信をする場合

企業から内定通知の連絡が来て、承諾の返信をするときの例文は、以下のとおりです。

• ＜件名＞
  Re:（先方のメール件名を変えずに返信する）
  
  ＜本文＞
  株式会社　△△△△
  人事部　△△様
  
  お世話になっております。△△大学△△学部の△△△△（氏名）と申します。
  
  このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
  心より感謝申し上げ、謹んで内定をお受けいたしますこと、ご返信申し上げます。
  
  これまでの経験を活かし、早期に戦力となれるよう精進していく所存です。
  今後、何卒よろしくお願い申し上げます。
  
  --------------------------------------------
  名字　名前
  〒△△△-△△△△
  △△県△△市△△番地
  
  携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
  メールアドレス：△△△△@ △△△△.ne.jp
  --------------------------------------------

内定承諾の返信をする場合は感謝を述べ、入社への意思を明確に伝えましょう。事務的な内容に留めずに、入社後の抱負や具体的な貢献への意欲を伝えることで、より好印象を与えられますよ。

内定承諾の連絡をする際は、勤務条件や給与、待遇など労働条件に不明点がないか再度確認してから返信するのがおすすめです。「どこでも良いから内定を得たい」と仕事を選ぶと、ミスマッチを感じて早期離職の原因になる可能性があります。

「就職先を『どこでもいい』で選ぶと失敗する？リスクや成功させるコツを解説」のコラムでは、就職先を「どこでもいい」で選ぶと失敗する理由やリスクを解説しているので、チェックしてみてください。

企業のメールはどこまで返信すべきか迷った際の対処法

就職活動や転職活動を行うと、企業と連絡を取る機会が増えますがやり取りが多ければ良いとは限りません。企業とのメールでやり取りする場合は、簡潔明瞭で、必要な情報を過不足なく伝えることが重要です。

状況に応じて適切な判断を心掛けて、企業とのコミュニケーションをスムーズに進めましょう。以下で、企業のメールはどこまで返信すべきか迷った際の対処法を解説するので、参考にしてみてください。

就活メールは自分の返信で終わらせるのが基本

就活におけるメールのやり取りは、基本的に自分の返信で完結させるのが望ましいでしょう。なぜなら、企業担当者の業務効率を考えると、必要最低限のやり取りに留めるのが適切だからです。

面接日時や企業からの質問、選考結果などの内容を確認したら、お礼または承諾した旨を返信すれば問題ありません。ただし、不明点や疑問点がある場合、積極的に質問することが大切です。複数回のやり取りが想定される内容の場合も、自分の返信をもって終わらせましょう。

「返信はいらない」といった文言があれば送らない

企業から送られてきたメールに「返信不要」「返信の必要はありません」といった文言があれば、基本的に返信は不要です。たとえば、「面接日程は追ってご連絡いたします。本メールへの返信は不要です。」というメールを受け取った場合は、承諾やお礼の返信をする必要はありません。

ただし、メール内容に誤りがあったり、どうしても確認したい重要な事項がある場合は、返信しましょう。「返信不要とのことでしたが、△△の件について確認させてください。」のように、なぜ返信したかを冒頭に添えます。メールの内容をよく確認し、指示を見落とさないように注意しましょう。

企業のメールに返信するときの5つのポイント

企業とのやり取りのなかで、ビジネスマナーが身についていることをアピールすれば好印象を得られる可能性があります。以下で、企業のメールに返信するときのポイントを5つ解説するので、参考にしてみてください。

1.正式名称で社名を書く

企業のメールに返信するときは、正式名称で社名を書くのがマナーです。たとえば、「株式会社」を「（株）」と書くのも避けて正しく記載しましょう。

社名や担当者名を間違えるのは失礼に当たります。正式名称が分からない場合はWebサイトや企業からのメールにある署名欄を確認してみましょう。

2.段落や改行で相手の読みやすさを心掛ける

企業のメールに返信するときは、段落や改行で相手の読みやすさを心掛けることも重要です。採用担当者は、毎日多くのメールを処理しています。

読みやすいメールは相手の負担を減らし、内容をスムーズに理解してもらいやすくなり好印象を与えられるでしょう。たとえば、話題が変わるところで段落を分けたり、箇条書きで情報を整理したりするのがおすすめです。メール作成後はすぐに送信せずに、落ち着いて読み返し、読みやすい構成になっているか確認してみましょう。

3.やり取りの回数を押させられる内容にする

やり取りの回数を押させられる内容にするのも、企業のメールに返信するときのポイントといえるでしょう。不要なやり取りを避けるために、企業からのメールの内容をしっかり確認することが大切です。

たとえば、回答に漏れや記入ミスがあれば、再度のやり取りが必要になる場合があります。担当者の手間を省くために、返信する前に「このメールで伝えたいことが明確になっているか」「相手が求めている回答になっているか」を確認しましょう。

4.絵文字や装飾文字の使用は避ける

企業とメールでやり取りをする場合は、絵文字や装飾文字の使用は避けるのがマナーです。絵文字や装飾文字を使用すると、正しく表示されなかったり、かえって読みづらくなったりする可能性があります。シンプルな文面を心掛けて、読みやすさを重視しましょう。

熱意を伝えるために「！」を使いたくなる場合もあるかもしれませんが、「カジュアル過ぎる」「真面目に取り組んでいないのでは」とネガティブな印象を与える可能性があります。ビジネスシーンでは不適切とされる場合があるため避けるのが無難です。

5.就活用のメールアドレスを取得しておく

企業とのやり取りに備えて、就活用のメールアドレスを取得しておくのもおすすめです。たとえば、ビジネスシーンにふさわしくない奇抜なメールアドレスや自身のあだ名や家族の名前が採用されたメールアドレスは避けるのが望ましいでしょう。

「公私混同している」「真面目に就活に取り組んでいない」といったネガティブな印象を与えないために、シンプルな文字や単語で構成されたメールアドレスを用意しておくと安心です。

企業のメールへの返信の仕方に不安があるならプロに頼ろう

企業のメールへの返信の仕方に不安があるなら、就職・転職エージェントのプロに頼るのも手です。就職・転職エージェントは求職者に合った求人や企業を紹介するだけではなく、企業とのやり取りや面接対策へのアドバイスを行っています。プロからの適切なアドバイスを受けられれば、自信を持って就活や転職活動に臨めるでしょう。

自信がないまま選考に臨んだり、メールで曖昧な回答をしたりすると「頼りない」といったネガティブな印象を与える可能性があるので注意が必要です。選考を有利に進めるためにも、プロに頼ることも検討してみましょう。

「企業へのメールにどう返せば良いか分からない」「なかなか選考が通らない」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、20代を中心とした就職・転職活動の支援に特化しています。

専属のキャリアアドバイザーがヒアリングを行い、学歴や経歴に合ったサポートを実施。ビデオ電話のみではなく、LINEを通して気軽に相談できます。疑問や不安をいつでもすぐに解決できるので、企業とのスムーズなやり取りを行えるでしょう。

どうしても企業とのやり取りに不安を感じる場合は、担当者が企業とのやり取りを代行するので安心して活動に取り組めます。また、サービスの一貫として応募書類の添削や面接対策も実施しているので、選考を有利に進めたい方も、ぜひご相談ください。

企業のメールへの返信に関するお悩みQ＆A

ここでは、企業のメールへの返信に関するお悩みをQ＆A形式で解決します。