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職歴証明書のもらい方は?書類の書き方や発行する際の依頼文を解説!

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この記事のまとめ

  • 職歴証明書とは、過去に勤めていた会社に在籍していた事実を示す公式の書類
  • 職歴証明書は、転職時や公務員試験合格後に提出を求められることがある
  • 在職中であれば、職歴証明書は会社の人事部や総務部などに依頼して発行してもらう
  • 退職後であれば、会社の人事部や代表電話に電話連絡して発行してもらう
  • 会社の倒産で職務経歴書の発行をしてもらえない場合、代替書類で対応できる

転職先に職歴証明書を提出するよう指示されたものの、「どうやってもらえば良いの?」とお悩みの方はいるのではないでしょうか。「そもそも職歴証明書って何?」と疑問を感じた方もいらっしゃいますよね。職歴証明書は在職中も退職後も発行依頼ができ、必要項目の記載と会社から社印を押印してもらうことで正式な書類となります。

このコラムでは、キャリアアドバイザーの太田さんの意見を交えながら、職歴証明書とは何か、どうやってもらえば良いのかなどをご紹介します。会社への依頼方法や提出に必要な項目なども解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

職歴証明書とは?

職歴証明書とは、過去に特定の会社や団体などで働いていたことを公式に証明する書類です。書面には、どの会社でどれくらいの期間勤務していたか、どのような役職に就いていたか、主な仕事内容とは何だったかといった情報が記載されています。

主に転職活動や公務員試験合格後などに必要

職歴証明書は、転職で応募先企業に提出する際や、公務員試験合格後などに必要です

面接や書類選考において、応募者の経歴は重要な判断材料になります。職歴証明書があると、企業側があなたの経歴をより詳しく知ることができるのです。

また、公務員試験に合格した後の採用手続きでは、職歴証明書の提出を求められるのが一般的です。公務員に転職する際は、これまでの職歴を証明する目的のほか、経歴詐称を防ぐために提出が求められます。

ハタラクティブ プラス在籍アドバイザーからのアドバイス

太田雅子

太田雅子

職歴証明書は転職で応募先企業に提出する際に必要と解説しましたが、公務員を除く一般的な転職で職歴証明書を求められる機会は少ないでしょう。必要なときは、在職されている企業の人事部や総務部などへの問い合わせで発行可能です。

なかには職歴証明書の提出を求められて、「自分の経歴に自信がないから提出しづらい…」とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。しかし、職歴証明書の改ざんは経歴詐称に該当してしまうため、会社から受け取ったありのままの経歴を提出しましょう。

職歴証明書と在籍証明書は何が違う?

職歴証明書と在籍証明書は名称が似ているので混同されがちですが、まったく異なる書類です。職歴証明書は自身が「過去に勤めていたことを証明する」もので、以前どのような職に就き、何をしていたかを示します。

一方、在籍証明書は「今現在その企業や機関に在籍している事実を証明する」書類です。職歴証明書は過去を振り返る書類、在籍証明書は今を示す書類と覚えておくと、混乱しなくて済むでしょう。

在職中・退職後の職歴証明書のもらい方

職歴証明書を初めて発行してもらう場合、「どうすれば職歴証明書をもらえるの?」と戸惑いを覚える方は少なくないでしょう。ここでは、退職後や在職中に職歴証明書を発行してもらう方法をご紹介します。どのような手順が必要なのか、チェックしてみましょう。

退職後に職歴証明書を依頼する方法

既に退職してしまった後でも、以前勤めていた会社に職歴証明書の発行を依頼することは可能です。会社によって窓口が異なることがありますが、退職後に職歴証明書が欲しい場合、その企業の人事部門または代表電話に連絡して、書類の発行を依頼します

連絡方法は電話が一般的ですが、メールや郵送での依頼も受け付けている企業もあるでしょう。以下に職歴証明書発行の依頼文の例を記載するので、メールや郵送で発行依頼をする方は参考にしてくださいね。

依頼文の例

  • 株式会社●●
    人事部 □□様
  • 拝啓
  • 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
    貴社に■年■月まで在籍しておりました、××(自分の氏名)です。
  • その節は、大変お世話になりました。
    このたび転職するにあたって、職歴証明書が必要となりましたため、ご連絡した次第です。
  • ご多忙のところ大変恐縮ですが、職歴証明書を発行していただきたく、お願い申し上げます。
    添付のフォーマットをご確認のうえ、必要事項の記入と社印の押印をお願いしたく存じます。
    また、提出期限の関係から◎月◎日までにご返送いただければ幸いです。
  • お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
  • 敬具
  • (自分の氏名)
    (自分の連絡先)

職歴証明書の発行を依頼するときは、必要性を簡潔に伝えながら丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。職歴証明書の提出先からフォーマットを指定されることもあるので、発行依頼を出す前に確認してみてくださいね。

在職中に職歴証明書を依頼する方法

在職中の転職活動で職歴証明書を求められた場合は、人事部や総務部、もしくは直属の上司に発行依頼の相談をしましょう。職歴証明書を受け取るときは、退職時に会社からの返却物や書類と一緒に渡してもらえるようにするのがおすすめです。

職歴証明書の発行を依頼したら転職が会社にばれる?

在職中に職歴証明書を発行してもらう場合、「転職しようとしていることがばれるかも」と心配になってしまうこともあるでしょう。しかし、公務員試験に合格して職歴証明書が必要になる段階では、すでに内定が出ている状態です。そのため、転職しようとしていることが職場にばれても問題はないといえます。

自分で職歴証明書を作成する場合の書き方

職歴証明書の提出先からフォーマットの指定がない場合、自分でフォーマットを作成する必要があります。ここでは、自分で職歴証明書を作成する場合のフォーマットや、必要な項目について解説。初めて職歴証明書を提出する方は、参考にしてみてくださいね。

フォーマット

職歴証明書を自作する際には、一般的なビジネス文書のフォーマットに従い、見やすくかつ分かりやすく作成しましょう。サイズはA4で、パソコンで作成するのが基本です。

必要な項目

職歴証明書には、以下の項目が必要です。

  • ・氏名
  • ・発行年月日
  • ・在籍期間
  • ・企業名
  • ・社印

まず文書の一番上に「職歴証明書」と大きくタイトルを記載し、その下に作成日を記入します。その後、自分の基本情報(氏名、生年月日、住所など)を記述し、必要な項目を並べましょう。

提出先によって必要な項目

職歴証明書の提出先や用途によっては、上記に加えて勤務期間に得ていた給与額や退職理由などの情報が必要になる場合があります。通常は必須項目ではないので、提出先から記載するよう指示があったときだけ記入してください。

会社に職歴証明書を書いてもらったあとは?

会社に職歴証明書を書いてもらったら、社印が押印されているかを確認しましょう。社印がない職歴証明書は無効になってしまうため、内容に不備がないか必ずチェックしてくださいね。

職歴証明書がもらえないことはある?

職歴証明書がもらえないことは、基本的にありません。ただし、企業側の何らかの事情によって職歴証明書がもらえないケースはゼロではないようです。

企業は職歴証明書発行の依頼に応じる義務がある

企業側は、在職中の社員や退職済みの元社員からの職歴証明書の発行依頼に応じる義務があります。これは労働基準法(第二十二条/退職時等の証明)によって定められているため、原則的に拒否はできません。「もう退職して結構経つから、依頼しづらい…」と思うかもしれませんが、マナーを守って丁寧に依頼すれば大丈夫なので、安心してください。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法

職歴証明書をもらえないときは代替書類で対応可能

企業が原則的に拒否できない職歴証明書の発行ですが、たとえば会社が倒産していて発行不可になっているという事態はあり得ます。職歴証明書をもらえないときは、職歴証明書の代替書類で対応可能。代替書類になるものはいくつかありますが、一般的に使用されるのは雇用保険の加入記録です。

代替書類はハローワークで用意できる

代替書類となる雇用保険の加入記録を確認するには、ハローワークに雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票と本人確認書類を提出しましょう。ハローワークは、雇用保険の加入履歴をもとに、職歴に関する証明書を発行してくれます。職歴証明書を発行してもらえずに困っているときは、ハローワークを頼ってみてくださいね。

職歴証明書は、あなたの経歴を示す公的な証明書です。必要なときにスムーズに用意できるよう、発行方法や代替案をしっかり把握しておきましょう。

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職歴証明書の発行に関してよくある質問

ここでは、職歴証明書の発行に関してよくある質問をご紹介します。

職歴証明書にはアルバイト歴や休職期間も書きますか?

基本的に、アルバイト歴や休職期間を書く必要はありません。ただし、提出先から指定があった場合は正確に記載しましょう。公務員試験合格後に職歴証明書を提出する場合は、アルバイト歴の証明も求められる場合があるようなので、事前にしっかり確認しましょう。

職歴証明書をもらおうとした会社が倒産していたときは?

過去に務めていた会社が倒産してすでに存在しない場合には、職歴証明書をその会社から直接取得することはできないでしょう。そのときは、雇用保険の加入記録による代替書類で対応可能です。雇用保険の加入記録は、ハローワークに雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票と本人確認書類を提出すると確認できます。詳しくは、「職歴証明書がもらえないことはある?」をご覧ください。

職歴証明書をもらえるのは退職から何年前までですか?

労働基準法(第百十五条/時効)によると、退職済みの社員に対して職歴証明書の発行が義務付けられているのは2年となっています。そのため、2年以上前に退職した社員に対して職歴証明書を発行するかどうかは、その企業の任意です。退職から2年後は月日が経過するほど対応してもらえなくなる可能性があるので、職歴証明書が必要になったら、できるだけ早く発行依頼をするようにしましょう。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法

後藤祐介

監修者:後藤祐介

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。
ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格 : 国家資格キャリアコンサルタント国家資格中小企業診断士
メディア掲載実績 : 「働く」をmustではなくwantに。建設業界の担い手を育て、未来を共創するパートナー対談定時制高校で就活講演 高卒者の職場定着率向上へ【イベント開催レポート】ワークリア障がい者雇用セミナーSNS : LinkedIn®YouTube